Kenyataan Privasi – SpeakUp®

Mengenai SpeakUp®

Organisasi anda telah memilih untuk menyediakan platform pelaporan dan pendedahan SpeakUp® yang dibangunkan oleh People Intouch B.V. (“kami,” “kita,” “milik kami”) untuk anda. Dalam SpeakUp®, anda boleh meninggalkan laporan (secara anonim) dan memulakan perbualan yang selamat dan terjamin dengan organisasi anda. Data peribadi akan diproses apabila menggunakan SpeakUp®. Data peribadi, dalam konteks ini, bermaksud sebarang data yang boleh mengenal pasti anda secara langsung atau tidak langsung.

Memandangkan People Intouch B.V. berpusat di Belanda dalam Kesatuan Eropah (EU), kami komited kepada EU GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum), yang merupakan salah satu peraturan perlindungan data peribadi yang paling komprehensif di dunia. Secara amnya, kami bertindak sebagai pemproses data apabila menyediakan perkhidmatan kami kepada organisasi anda, kerana kami terutamanya memproses data peribadi bagi pihak organisasi anda. Kami mengambil peranan ini dengan serius dan memahami kepentingan mengendalikan data peribadi anda dengan cermat.

Organisasi Anda

Organisasi anda bertanggungjawab utama untuk pemprosesan data peribadi anda melalui SpeakUp®. Oleh itu, organisasi anda layak sebagai pengawal data. Jika anda mempunyai sebarang soalan berkaitan SpeakUp® dan bagaimana data peribadi anda akan diproses, sila hubungi organisasi anda dan semak polisi SpeakUp®/Whistleblowing mereka.

Kami mahu anda berasa selamat semasa menggunakan SpeakUp® dan ingin memaklumkan anda tentang langkah-langkah keselamatan dengan lebih terperinci.

Apa Berlaku kepada Laporan yang Ditinggalkan melalui SpeakUp®?

Kandungan laporan akan dikongsi dengan organisasi anda dan hanya akan digunakan serta diproses untuk tujuan yang dimaksudkan oleh organisasi anda melalui SpeakUp®. Laporan audio akan ditranskripsi sebelum dikongsi, dan fail audio asal untuk laporan tersebut akan dipadam secara lalai.

Walau bagaimanapun, organisasi anda boleh memilih secara jelas untuk menerima fail audio asal selain transkripsi bertulis. Jika pilihan ini diaktifkan oleh organisasi anda, setiap pelapor yang menyediakan fail audio akan mempunyai pilihan untuk mengubah suara anda bagi membantu melindungi identiti anda.

Anonimiti

Apabila meninggalkan laporan melalui SpeakUp®, anda boleh memilih untuk berkongsi identiti anda dengan organisasi anda atau kekal anonim. Jika anda berkongsi maklumat peribadi dalam laporan anda, maklumat ini akan diproses oleh organisasi anda semasa mengendalikan laporan anda. Walaupun SpeakUp® memproses data peribadi, SpeakUp® memastikan bahawa tanpa persetujuan anda, organisasi anda tidak akan dapat mengetahui dari siapa laporan itu berasal.

Organisasi anda mengarahkan kami, sebagai pemproses data, untuk memproses data peribadi tertentu tetapi juga secara jelas mengarahkan kami untuk memusnahkan semua data sambungan yang berkaitan yang mungkin mengenal pasti anda sebagai individu dan untuk menyekat sebarang akses organisasi anda kepada data peribadi ini.

Anonimiti sentiasa dilindungi mengikut arahan perlindungan pendedah maklumat EU: Arahan (EU) 2019/1937.

Data Apa yang Diproses?

Secara amnya, dua kategori data peribadi diproses:

  1. Data peribadi yang diberikan oleh anda (cth., maklumat laporan, nama, dan emel); dan
  2. Data peribadi yang dikumpul secara automatik apabila anda menggunakan SpeakUp®.

SpeakUp® direka supaya anda mempunyai kawalan penuh terhadap apa yang anda ingin laporkan dan bila. Tiada tekanan untuk memberikan lebih banyak maklumat kepada organisasi anda daripada yang dimaksudkan. Anda boleh meninggalkan laporan salah laku tanpa borang wajib.

Kenapa Data Peribadi Diproses Apabila Menggunakan SpeakUp®?

Organisasi Anda

Bagi organisasi anda, pemprosesan data peribadi melalui SpeakUp® mungkin diperlukan:

  • Untuk kepentingan sah organisasi anda bagi mempunyai sistem selamat untuk mengesan salah laku yang sebaliknya tidak akan dikesan;
  • Untuk penubuhan, pelaksanaan, atau pembelaan tuntutan undang-undang oleh organisasi anda; dan/atau
  • Seperti yang dikehendaki sebagai sebahagian daripada kewajipan undang-undang yang terpakai kepada organisasi anda kerana organisasi anda mungkin mempunyai kewajipan undang-undang untuk melaksanakan prosedur pelaporan dan/atau pendedahan maklumat.

People Intouch B.V.

Kami memproses data peribadi sebagai pengawal data setakat yang perlu untuk tujuan:

  • Mewujudkan sambungan selamat (disulitkan) dengan peranti anda. Kami mungkin memproses data peribadi berikut:
  • Alamat IP;
  • ID sesi;

  • ID peranti.

  • Komunikasi bukan pemasaran (cth., berkomunikasi mengenai isu). Kami mungkin memproses data peribadi berikut:

  • Emel;
  • Nama;

  • Maklumat laporan.

  • Untuk mencegah dan mengesan ancaman keselamatan atau aktiviti penipuan atau berniat jahat lain. Kami mungkin memproses data peribadi berikut:

  • Alamat IP;
  • ID sesi;
  • ID peranti;
  • Emel;
  • Nama;
  • User-Agent.

Data peribadi ini tidak akan digunakan untuk sebarang tujuan lain dan hanya akan disimpan selama mana yang diperlukan untuk tujuan yang dimaksudkan.

Keselamatan Data

SpeakUp® memerlukan, berdasarkan sifat, skop, konteks, dan tujuan perkhidmatan, pengurusan dan pemprosesan data yang sangat selamat, sulit, berstruktur, dan dipantau dengan rapi. Atas sebab itu, kami mempunyai banyak langkah perlindungan data dan keselamatan data serta prosedur yang digabungkan dalam program keselamatan IT perisian dan perkakasan kami dan dalam prosedur operasi standard kami (“privacy by design”). SpeakUp® direka untuk mengehadkan tempoh penyimpanan data yang diproses sebanyak mungkin.

SpeakUp® telah mengambil langkah meluas untuk mencegah kehilangan, penyalahgunaan, atau pengubahan data peribadi anda. Semua data disulitkan apabila dihantar melalui web SpeakUp® dan aplikasi mudah alih SpeakUp®.

Kuki

Apabila menggunakan web SpeakUp®, kuki sesi digunakan untuk menyediakan komunikasi yang selamat. Data kuki sesi ini akan dipadam selepas dua (2) jam. Kuki ini adalah perlu untuk SpeakUp® berfungsi. Dari segi undang-undang, kuki ini dikecualikan daripada keperluan kebenaran kuki. Oleh itu, kami tidak meminta kebenaran anda untuk menggunakan kuki ini tetapi memaklumkan anda tentang penggunaannya.

Apakah Hak Anda?

Secara amnya, organisasi anda bertanggungjawab untuk melindungi hak anda di bawah undang-undang perlindungan data yang terpakai. Sila rujuk polisi SpeakUp® dan/atau polisi privasi organisasi anda untuk maklumat lanjut mengenai hak perlindungan data anda. Untuk melaksanakan hak privasi anda berkenaan data peribadi yang dikawal oleh kami, sila hubungi kami. Selain itu, anda berhak untuk membuat aduan kepada pihak berkuasa penyelia pada bila-bila masa. Kami merujuk anda ke laman web ini untuk gambaran keseluruhan pihak berkuasa penyelia dan maklumat hubungan mereka.

Maklumat Perhubungan

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Belanda
privacy@peopleintouch.com

Pengubahsuaian

Kami ingin memastikan anda sentiasa dimaklumkan dengan cara terbaik dan mungkin akan meminda serta mengubah kenyataan privasi ini dari semasa ke semasa.

Terakhir diubah: 2 Jun 2025