Oświadczenie o Prywatności – SpeakUp®

O SpeakUp®

Twoja organizacja zdecydowała się udostępnić Ci platformę do zgłaszania nieprawidłowości i raportowania SpeakUp®, opracowaną przez People Intouch B.V. („my”, „nas”, „nasze”). W ramach SpeakUp® możesz zostawić (anonimowe) zgłoszenie i rozpocząć bezpieczną oraz poufną rozmowę ze swoją organizacją. Podczas korzystania z SpeakUp® przetwarzane są dane osobowe. Dane osobowe w tym kontekście oznaczają wszelkie dane, na podstawie których możesz zostać bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowany/a.

Ponieważ People Intouch B.V. ma siedzibę w Holandii, w Unii Europejskiej (UE), zobowiązujemy się do przestrzegania unijnego RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), które jest jednym z najbardziej kompleksowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych na świecie. Zazwyczaj działamy jako podmiot przetwarzający dane podczas świadczenia usług Twojej organizacji, ponieważ przetwarzamy dane osobowe głównie w jej imieniu. Traktujemy tę rolę poważnie i rozumiemy, jak ważne jest odpowiedzialne obchodzenie się z Twoimi danymi osobowymi.

Twoja Organizacja

Twoja organizacja jest głównym podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie Twoich danych osobowych za pośrednictwem SpeakUp®. W związku z tym Twoja organizacja kwalifikuje się jako administrator danych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące SpeakUp® oraz sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się ze swoją organizacją i zapoznaj się z jej polityką SpeakUp®/Whistleblowing.

Chcemy, abyś czuł/a się bezpiecznie podczas korzystania z SpeakUp® i chcielibyśmy poinformować Cię bardziej szczegółowo o zastosowanych środkach bezpieczeństwa.

Co Dzieje się ze Zgłoszeniem Zostawionym przez SpeakUp®?

Treść zgłoszenia jest udostępniana Twojej organizacji i będzie wykorzystywana oraz przetwarzana wyłącznie w celach, do których SpeakUp® został przeznaczony przez Twoją organizację. Zgłoszenia głosowe są transkrybowane przed ich udostępnieniem, a oryginalne pliki audio takich zgłoszeń są domyślnie usuwane.

Jednak Twoja organizacja może wyraźnie zdecydować o otrzymywaniu oryginalnych plików audio oprócz transkrypcji pisemnej. Jeśli ta opcja zostanie włączona przez Twoją organizację, każda osoba zgłaszająca, która przesyła plik audio, będzie miała możliwość zniekształcenia swojego głosu, aby pomóc chronić swoją tożsamość.

Anonimowość

Zostawiając zgłoszenie przez SpeakUp®, możesz zdecydować, czy chcesz ujawnić swoją tożsamość swojej organizacji, czy pozostać anonimowy/a. Jeśli podasz dane osobowe w swoim zgłoszeniu, będą one przetwarzane przez Twoją organizację podczas rozpatrywania zgłoszenia. Chociaż SpeakUp® przetwarza dane osobowe, SpeakUp® zapewnia, że bez Twojej zgody Twoja organizacja nie będzie mogła ustalić, od kogo pochodzi zgłoszenie.

Twoja organizacja instruuje nas, jako podmiot przetwarzający dane, aby przetwarzać określone dane osobowe, ale także wyraźnie nakazuje nam zniszczyć wszelkie istotne dane połączenia, które mogłyby Cię zidentyfikować jako osobę fizyczną, oraz zablokować dostęp Twojej organizacji do tych danych osobowych.

Anonimowość jest zawsze chroniona zgodnie z unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów: Dyrektywa (UE) 2019/1937.

Jakie Dane Są Przetwarzane?

Zazwyczaj przetwarzane są dwie kategorie danych osobowych:

  1. Dane osobowe podane przez Ciebie (np. informacje o zgłoszeniu, imię i nazwisko, adres e-mail); oraz
  2. Dane osobowe zbierane automatycznie podczas korzystania z SpeakUp®.

SpeakUp® został zaprojektowany w taki sposób, abyś miał/a pełną kontrolę nad tym, co i kiedy zgłaszasz. Nie ma presji, aby przekazywać organizacji więcej informacji, niż zamierzasz. Możesz złożyć zgłoszenie o nieprawidłowościach bez obowiązkowych formularzy.

Dlaczego Dane Osobowe Są Przetwarzane Podczas Korzystania z SpeakUp®?

Twoja Organizacja

Dla Twojej organizacji przetwarzanie danych osobowych za pośrednictwem SpeakUp® może być konieczne:

  • Ze względu na uzasadniony interes organizacji, aby posiadać bezpieczny system wykrywania nieprawidłowości, które w innym przypadku nie zostałyby wykryte;
  • W celu ustanowienia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych przez organizację; i/lub
  • W związku z wymogiem prawnym mającym zastosowanie do organizacji, ponieważ może ona mieć obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania i/lub ochrony sygnalistów.

People Intouch B.V.

Przetwarzamy dane osobowe jako administrator danych w zakresie, w jakim jest to niezbędne do celów:

  • Nawiązania bezpiecznego (zaszyfrowanego) połączenia z Twoim urządzeniem. Możemy przetwarzać następujące dane osobowe:
  • Adres IP;
  • Identyfikator sesji;

  • Identyfikator urządzenia.

  • Komunikacji niemarketingowej (np. komunikacja dotycząca problemów). Możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

  • Adres e-mail;
  • Imię i nazwisko;

  • Informacje o zgłoszeniu.

  • Zapobiegania i wykrywania zagrożeń bezpieczeństwa lub innych działań oszukańczych bądź złośliwych. Możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

  • Adres IP;
  • Identyfikator sesji;
  • Identyfikator urządzenia;
  • Adres e-mail;
  • Imię i nazwisko;
  • User-Agent.

Te dane osobowe nigdy nie będą wykorzystywane do żadnych innych celów i będą przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji zamierzonego celu.

Bezpieczeństwo Danych

SpeakUp® ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cel usługi wymaga bardzo bezpiecznego, poufnego, uporządkowanego i ściśle monitorowanego zarządzania oraz przetwarzania danych. Z tego powodu wdrożyliśmy wiele środków ochrony danych i bezpieczeństwa informacji oraz procedur w naszym oprogramowaniu i sprzęcie IT, a także w naszych standardowych procedurach operacyjnych („privacy by design”). SpeakUp® został zaprojektowany tak, aby maksymalnie ograniczyć czas przechowywania przetwarzanych danych.

SpeakUp® podjął szeroko zakrojone środki, aby zapobiec utracie, niewłaściwemu wykorzystaniu lub zmianie Twoich danych osobowych. Wszystkie dane są szyfrowane podczas przesyłania za pośrednictwem strony internetowej SpeakUp® oraz aplikacji mobilnej SpeakUp®.

Podczas korzystania ze strony internetowej SpeakUp® używane są pliki cookie sesyjne w celu zapewnienia bezpiecznej komunikacji. Dane z tych plików cookie sesyjnych zostaną usunięte po dwóch (2) godzinach. Te pliki cookie są niezbędne do działania SpeakUp®. Zgodnie z prawem, te pliki cookie są zwolnione z wymogu uzyskania zgody. Dlatego nie prosimy o Twoją zgodę na ich użycie, ale informujemy Cię o ich stosowaniu.

Jakie Masz Prawa?

Zasadniczo to Twoja organizacja odpowiada za ochronę Twoich praw wynikających z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych. Zapoznaj się z polityką SpeakUp® i/lub polityką prywatności swojej organizacji, aby uzyskać więcej informacji na temat swoich praw w zakresie ochrony danych. Aby skorzystać ze swoich praw dotyczących prywatności w odniesieniu do danych osobowych kontrolowanych przez nas, możesz się z nami skontaktować. Ponadto masz prawo w każdej chwili złożyć skargę do organu nadzorczego. Odsyłamy do tej strony internetowej w celu uzyskania przeglądu organów nadzorczych i ich danych kontaktowych.

Dane Kontaktowe

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Holandia
privacy@peopleintouch.com

Zmiany

Chcielibyśmy informować Cię w najlepszy możliwy sposób i możemy od czasu do czasu zmieniać oraz aktualizować to oświadczenie o prywatności.

Ostatnia modyfikacja: 2 czerwca 2025 r.