Taarifa ya Faragha – SpeakUp®

Kuhusu SpeakUp®

Shirika lako limechagua kukuwezesha kutumia jukwaa la kutoa taarifa na kuripoti la SpeakUp® lililotengenezwa na People Intouch B.V. (“sisi,” “yetu,” “kwetu”). Ndani ya SpeakUp®, unaweza kuacha ripoti (ya bila jina) na kuanzisha mazungumzo salama na ya siri na shirika lako. Data binafsi inachakatwa unapotumia SpeakUp®. Data binafsi, katika muktadha huu, inamaanisha data yoyote inayoweza kukutambulisha moja kwa moja au kwa njia isiyo ya moja kwa moja.

Kwa kuwa People Intouch B.V. iko Uholanzi ndani ya Umoja wa Ulaya (EU), tumejizatiti kwa EU GDPR (Kanuni ya Jumla ya Ulinzi wa Data Binafsi), ambayo ni mojawapo ya kanuni za kina zaidi za ulinzi wa data binafsi duniani. Kwa ujumla, tunafanya kazi kama mchakataji wa data tunapotoa huduma zetu kwa shirika lako, kwani tunachakata data binafsi kwa niaba ya shirika lako. Tunachukulia jukumu hili kwa umakini na tunaelewa umuhimu wa kushughulikia data yako binafsi kwa uangalifu.

Shirika Lako

Shirika lako ndilo lenye jukumu la msingi la kuchakata data yako binafsi kupitia SpeakUp®. Kwa hiyo, shirika lako linastahili kuwa mdhibiti wa data. Ikiwa una maswali yoyote kuhusu SpeakUp® na jinsi data yako binafsi itakavyoshughulikiwa, tafadhali wasiliana na shirika lako na angalia sera yao ya SpeakUp®/Whistleblowing.

Tunataka ujisikie salama unapotumia SpeakUp® na tungependa kukujulisha zaidi kuhusu hatua za usalama.

Nini Hutokea kwa Ripoti Iliyoachwa Kupitia SpeakUp®?

Yaliyomo kwenye ripoti yanashirikiwa na shirika lako na yatatumika na kuchakatwa tu kwa madhumuni ambayo SpeakUp® imelenga na shirika lako. Ripoti za sauti zinabadilishwa kuwa maandishi kabla ya kushirikiwa, na faili asili za sauti za ripoti hizo hufutwa moja kwa moja.

Hata hivyo, shirika lako linaweza kuchagua kupokea faili asili za sauti pamoja na maandishi. Ikiwa chaguo hili limewezeshwa na shirika lako, kila mtoa taarifa anayetoa faili ya sauti atakuwa na chaguo la kubadilisha sauti yake ili kusaidia kulinda utambulisho wako.

Kutokujulikana

Unapoacha ripoti kupitia SpeakUp®, unaweza kuamua kushiriki utambulisho wako na shirika lako au kubaki bila kujulikana. Ukishiriki maelezo binafsi kwenye ripoti yako, haya yatashughulikiwa na shirika lako wakati wa kushughulikia ripoti yako. Ingawa SpeakUp® inachakata data binafsi, SpeakUp® inahakikisha kwamba bila idhini yako, shirika lako halitaweza kujua ripoti imetoka kwa nani.

Shirika lako linatuagiza sisi, kama mchakataji wa data, kuchakata data binafsi fulani lakini pia linatuagiza waziwazi kuharibu data zote za muunganisho zinazoweza kukutambulisha kama mtu binafsi na kuzuia ufikiaji wowote wa shirika lako kwenye data hii binafsi.

Kutokujulikana kunalindwa wakati wote kulingana na agizo la EU la ulinzi wa watoa taarifa: Directive (EU) 2019/1937.

Ni Data Gani Inachakatwa?

Kwa ujumla, kuna makundi mawili ya data binafsi inayochakatwa:

  1. Data binafsi uliyoitoa wewe (mfano, taarifa za ripoti, jina, na barua pepe); na
  2. Data binafsi inayokusanywa moja kwa moja unapotumia SpeakUp®.

SpeakUp® imesanifiwa kwa namna ambayo una udhibiti kamili wa kile utakachoripoti na lini. Hakuna shinikizo la kutoa taarifa zaidi kwa shirika lako kuliko ulivyokusudia. Utaweza kuacha ripoti ya ukiukwaji bila fomu za lazima.

Kwa Nini Data Binafsi Inachakatwa Unapotumia SpeakUp®?

Shirika Lako

Kwa shirika lako, uchakataji wa data binafsi kupitia SpeakUp® unaweza kuwa muhimu:

  • Kwa maslahi halali ya shirika lako kuwa na mfumo salama wa kugundua ukiukwaji ambao usingegundulika vinginevyo;
  • Kwa ajili ya kuanzisha, kutumia, au kutetea madai ya kisheria na shirika lako; na/au
  • Kama inavyotakiwa kama sehemu ya wajibu wa kisheria unaomhusu shirika lako kwa sababu shirika lako linaweza kuwa na wajibu wa kisheria wa kuweka taratibu za kuripoti na/au kutoa taarifa.

People Intouch B.V.

Tunachakata data binafsi kama mdhibiti wa data kwa kadri inavyohitajika kwa madhumuni ya:

  • Kuanzisha muunganisho salama (uliosimbwa kwa njia fiche) na kifaa chako. Tunaweza kuchakata data binafsi ifuatayo:
  • Anwani ya IP;
  • Kitambulisho cha kikao;

  • Kitambulisho cha kifaa.

  • Mawasiliano yasiyo ya kibiashara (mfano, kuwasiliana kuhusu masuala fulani). Tunaweza kuchakata data binafsi ifuatayo:

  • Barua pepe;
  • Jina;

  • Taarifa za ripoti.

  • Kuzuia na kugundua vitisho vya usalama au shughuli nyingine za udanganyifu au uhalifu. Tunaweza kuchakata data binafsi ifuatayo:

  • Anwani ya IP;
  • Kitambulisho cha kikao;
  • Kitambulisho cha kifaa;
  • Barua pepe;
  • Jina;
  • User-Agent.

Data hii binafsi haitatumika kwa madhumuni mengine yoyote na itahifadhiwa tu kwa muda unaohitajika kwa madhumuni yaliyokusudiwa.

Usalama wa Data

SpeakUp® inahitaji, kutokana na asili yake, wigo, muktadha, na madhumuni ya huduma, usimamizi na uchakataji wa data ulio salama sana, wa siri, uliopangwa, na unaofuatiliwa kwa karibu. Kwa sababu hiyo, tuna hatua nyingi za ulinzi wa data na usalama wa data na taratibu zilizojumuishwa kwenye programu na vifaa vyetu vya IT na kwenye taratibu zetu za kawaida za uendeshaji (“privacy by design”). SpeakUp® imesanifiwa kupunguza muda wa kuhifadhi data inayochakatwa kadri inavyowezekana.

SpeakUp® imechukua hatua nyingi za kuzuia upotevu, matumizi mabaya, au mabadiliko ya data yako binafsi. Data yote inasimbwa kwa njia fiche inapopitishwa kupitia tovuti ya SpeakUp® na programu ya simu ya SpeakUp®.

Vidakuzi

Unapotumia tovuti ya SpeakUp®, vidakuzi vya kikao hutumika kutoa mawasiliano salama. Data ya kidakuzi hiki cha kikao itafutwa baada ya saa mbili (2). Vidakuzi hivi ni muhimu kwa SpeakUp® kufanya kazi. Kisheria, vidakuzi hivi vimeondolewa kwenye hitaji la kupata ridhaa ya vidakuzi. Kwa hiyo, hatuombi ruhusa yako kutumia vidakuzi hivi lakini tunakujulisha kuhusu matumizi yake.

Haki Zako Ni Zipi?

Kwa ujumla, shirika lako ndilo lenye jukumu la kulinda haki zako chini ya sheria husika za ulinzi wa data. Tafadhali rejea sera ya SpeakUp® ya shirika lako na/au sera ya faragha kwa maelezo zaidi kuhusu haki zako za ulinzi wa data. Ili kutumia haki zako za faragha kuhusu data binafsi tunazodhibiti sisi, tafadhali jisikie huru kuwasiliana nasi. Aidha, una haki ya kuwasilisha malalamiko kwa mamlaka ya usimamizi wakati wowote. Tunakuelekeza kwenye ukurasa huu wa wavuti kwa muhtasari wa mamlaka za usimamizi na maelezo yao ya mawasiliano.

Maelezo ya Mawasiliano

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Uholanzi
privacy@peopleintouch.com

Mabadiliko

Tungependa kukufahamisha kwa njia bora zaidi na tunaweza kurekebisha na kubadilisha taarifa hii ya faragha mara kwa mara.

Imesasishwa mwisho: 2 Juni 2025