गोपनीयता विवरण – SpeakUp®

SpeakUp® को बारेमा

तपाईंको संस्थाले तपाईंलाई People Intouch B.V. (“हामी,” “हामीलाई,” “हाम्रो”) द्वारा विकास गरिएको SpeakUp® व्हिसलब्लोइङ र रिपोर्टिङ प्लेटफर्म उपलब्ध गराएको छ। SpeakUp® भित्र, तपाईं (गुमनाम) रिपोर्ट छोड्न सक्नुहुन्छ र आफ्नो संस्थासँग सुरक्षित र सुरक्षित संवाद सुरु गर्न सक्नुहुन्छ। SpeakUp® प्रयोग गर्दा व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गरिन्छ। यस सन्दर्भमा व्यक्तिगत डेटा भन्नाले तपाईंलाई प्रत्यक्ष वा अप्रत्यक्ष रूपमा पहिचान गर्न सकिने कुनै पनि डेटा हो।

People Intouch B.V. युरोपेली संघ (EU) को नेदरल्याण्ड्समा आधारित भएकाले, हामी EU GDPR (General Data Protection Regulation) मा प्रतिबद्ध छौं, जुन विश्वकै सबैभन्दा व्यापक व्यक्तिगत डेटा संरक्षण नियमहरूमध्ये एक हो। हामी सामान्यतया तपाईंको संस्थालाई सेवा प्रदान गर्दा डेटा प्रोसेसरको रूपमा कार्य गर्छौं, किनभने हामी मुख्य रूपमा तपाईंको संस्थाको तर्फबाट व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्छौं। हामी यो भूमिकालाई गम्भीरतापूर्वक लिन्छौं र तपाईंको व्यक्तिगत डेटा सावधानीपूर्वक ह्यान्डल गर्नुपर्ने महत्त्वलाई बुझ्छौं।

तपाईंको संस्था

SpeakUp® मार्फत तपाईंको व्यक्तिगत डेटा प्रशोधनको लागि मुख्य जिम्मेवार तपाईंको संस्था नै हो। त्यसैले, तपाईंको संस्था डेटा कन्ट्रोलरको रूपमा योग्य हुन्छ। यदि तपाईंलाई SpeakUp® र तपाईंको व्यक्तिगत डेटा कसरी प्रशोधन गरिन्छ भन्ने बारे कुनै प्रश्न छ भने, कृपया आफ्नो संस्थासँग सम्पर्क गर्नुहोस् र उनीहरूको SpeakUp®/Whistleblowing नीति जाँच गर्नुहोस्।

हामी चाहन्छौं कि तपाईं SpeakUp® प्रयोग गर्दा सुरक्षित महसुस गर्नुहोस् र तपाईंलाई सुरक्षा उपायहरूको बारेमा थप जानकारी दिन चाहन्छौं।

SpeakUp® मार्फत छोडिएको रिपोर्टको के हुन्छ?

रिपोर्टको सामग्री तपाईंको संस्थासँग साझा गरिन्छ र केवल तपाईंको संस्थाले SpeakUp® को लागि तोकेको उद्देश्यका लागि मात्र प्रयोग र प्रशोधन गरिनेछ। अडियो रिपोर्टहरू साझा गर्नु अघि ट्रान्सक्राइब गरिन्छ, र यस्ता रिपोर्टहरूको मूल अडियो फाइलहरू डिफल्ट रूपमा मेटाइन्छन्।

तर, तपाईंको संस्थाले लिखित ट्रान्सक्रिप्सनसँगै मूल अडियो फाइलहरू प्राप्त गर्न स्पष्ट रूपमा रोज्न सक्छ। यदि तपाईंको संस्थाले यो विकल्प सक्षम गरेको छ भने, प्रत्येक रिपोर्टरले अडियो फाइल प्रदान गर्दा आफ्नो आवाज विकृत गर्ने विकल्प हुनेछ जसले तपाईंको पहिचान सुरक्षित गर्न मद्दत गर्छ।

गुमनामिता

SpeakUp® मार्फत रिपोर्ट छोड्दा, तपाईं आफ्नो पहिचान आफ्नो संस्थासँग साझा गर्ने वा गुमनाम रहने निर्णय गर्न सक्नुहुन्छ। यदि तपाईंले आफ्नो रिपोर्टमा व्यक्तिगत विवरणहरू साझा गर्नुभयो भने, ती तपाईंको रिपोर्ट ह्यान्डल गर्दा तपाईंको संस्थाले प्रशोधन गर्नेछ। यद्यपि SpeakUp® ले व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्छ, SpeakUp® ले सुनिश्चित गर्छ कि तपाईंको सहमति बिना तपाईंको संस्थाले रिपोर्ट कसले गरेको हो भन्ने थाहा पाउने छैन।

तपाईंको संस्थाले हामीलाई, डेटा प्रोसेसरको रूपमा, निश्चित व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्न निर्देशन दिन्छ तर साथै स्पष्ट रूपमा हामीलाई तपाईंलाई व्यक्तिगत रूपमा पहिचान गर्न सक्ने सबै सम्बन्धित कनेक्शन डेटा नष्ट गर्न र तपाईंको संस्थालाई यो व्यक्तिगत डेटामा पहुँच रोक्न निर्देशन दिन्छ।

गुमनामिता सधैं EU व्हिसलब्लोअर संरक्षण निर्देशन: Directive (EU) 2019/1937 अनुसार सुरक्षित गरिन्छ।

कुन डेटा प्रशोधन गरिन्छ?

सामान्यतया, दुई श्रेणीका व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गरिन्छ:

तपाईंले प्रदान गर्नुभएको व्यक्तिगत डेटा (जस्तै, रिपोर्ट जानकारी, नाम, र इमेल); र
तपाईंले SpeakUp® प्रयोग गर्दा स्वचालित रूपमा सङ्कलन गरिने व्यक्तिगत डेटा।

SpeakUp® यसरी डिजाइन गरिएको छ कि तपाईंले के रिपोर्ट गर्ने र कहिले गर्ने भन्नेमा पूर्ण नियन्त्रण तपाईंको हातमा हुन्छ। तपाईंको संस्थालाई चाहिएको भन्दा बढी जानकारी दिन कुनै दबाब छैन। तपाईं अनिवार्य फारमहरू बिना नै दुराचारको रिपोर्ट छोड्न सक्नुहुन्छ।

SpeakUp® प्रयोग गर्दा व्यक्तिगत डेटा किन प्रशोधन गरिन्छ?

तपाईंको संस्था

तपाईंको संस्थाका लागि, SpeakUp® मार्फत व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन आवश्यक हुन सक्छ:

तपाईंको संस्थाको वैध हितका लागि, जसले अन्यथा पत्ता नलाग्ने दुराचार पत्ता लगाउन सुरक्षित प्रणाली राख्न;
तपाईंको संस्थाद्वारा कानुनी दावी स्थापना, प्रयोग, वा रक्षा गर्नका लागि; र/वा
तपाईंको संस्थामा लागू हुने कानुनी दायित्वको भागको रूपमा, किनभने तपाईंको संस्थामा रिपोर्टिङ र/वा व्हिसलब्लोइङ प्रक्रिया लागू गर्ने कानुनी दायित्व हुन सक्छ।

People Intouch B.V.

हामी डेटा कन्ट्रोलरको रूपमा व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्छौं, जबसम्म यो निम्न उद्देश्यका लागि आवश्यक छ:

तपाईंको उपकरणसँग सुरक्षित (इन्क्रिप्टेड) जडान स्थापना गर्न। हामीले निम्न व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्न सक्छौं:
IP ठेगाना;
सत्र ID;
उपकरण ID।
गैर-बजार संचार (जस्तै, समस्याहरूको बारेमा संचार)। हामीले निम्न व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्न सक्छौं:
इमेल;
नाम;
रिपोर्ट जानकारी।
सुरक्षा खतरा वा अन्य धोखाधडी वा दुर्भावनापूर्ण गतिविधि रोक्न र पत्ता लगाउन। हामीले निम्न व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्न सक्छौं:
IP ठेगाना;
सत्र ID;
उपकरण ID;
इमेल;
नाम;
User-Agent।

यी व्यक्तिगत डेटा कहिल्यै अन्य कुनै उद्देश्यका लागि प्रयोग गरिने छैन र केवल आवश्यक उद्देश्यका लागि आवश्यक समयसम्म मात्र सुरक्षित गरिनेछ।

डेटा सुरक्षा

SpeakUp® को प्रकृति, दायरा, सन्दर्भ, र सेवाको उद्देश्यका कारण अत्यन्तै सुरक्षित, गोप्य, संरचित, र नजिकबाट अनुगमन गरिएको डेटा व्यवस्थापन र डेटा प्रशोधन आवश्यक छ। त्यसैले, हामीसँग धेरै डेटा संरक्षण र डेटा सुरक्षा उपायहरू छन् र हाम्रो सफ्टवेयर र हार्डवेयर IT सुरक्षा कार्यक्रम र हाम्रो मानक सञ्चालन प्रक्रियामा (“privacy by design”) प्रक्रिया समावेश गरिएको छ। SpeakUp® यसरी डिजाइन गरिएको छ कि प्रशोधित डेटाको भण्डारण अवधि सकेसम्म सीमित होस्।

SpeakUp® ले तपाईंको व्यक्तिगत डेटा हराउने, दुरुपयोग हुने, वा परिवर्तन हुने सम्भावना रोक्न व्यापक उपायहरू अपनाएको छ। सबै डेटा SpeakUp® वेब र SpeakUp® मोबाइल एपमार्फत प्रसारण गर्दा इन्क्रिप्ट गरिन्छ।

कुकीहरू

SpeakUp® वेब प्रयोग गर्दा, सुरक्षित संचारका लागि सत्र कुकीहरू प्रयोग गरिन्छ। यो सत्र कुकी डेटा दुई (२) घण्टापछि मेटाइनेछ। यी कुकीहरू SpeakUp® को कार्यका लागि आवश्यक छन्। कानुनी रूपमा, यी कुकीहरू कुकी सहमति आवश्यकताबाट मुक्त छन्। त्यसैले, हामी तपाईंको अनुमति माग्दैनौं तर तपाईंलाई तिनीहरूको प्रयोगको बारेमा जानकारी दिन्छौं।

तपाईंका अधिकारहरू के हुन्?

सामान्यतया, तपाईंको संस्था लागू हुने डेटा संरक्षण कानुन अन्तर्गत तपाईंका अधिकारहरूको सुरक्षा गर्न जिम्मेवार हुन्छ। कृपया थप जानकारीका लागि आफ्नो संस्थाको SpeakUp® नीति र/वा गोपनीयता नीति हेर्नुहोस्। हाम्रो नियन्त्रणमा रहेको व्यक्तिगत डेटासँग सम्बन्धित गोपनीयता अधिकार प्रयोग गर्न चाहनुहुन्छ भने, कृपया हामीलाई सम्पर्क गर्नुहोस्। साथै, तपाईंलाई कुनै पनि समयमा सुपरिवेक्षण प्राधिकरणमा उजुरी दर्ता गर्ने अधिकार छ। सुपरिवेक्षण प्राधिकरणहरूको विवरण र सम्पर्क विवरणको लागि हामी तपाईंलाई यो वेबसाइट मा सन्दर्भ दिन्छौं।

सम्पर्क विवरण

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
The Netherlands
privacy@peopleintouch.com

परिमार्जनहरू

हामी तपाईंलाई सकेसम्म राम्रो तरिकाले जानकारी गराउन चाहन्छौं र समय-समयमा यो गोपनीयता विवरण संशोधन र परिवर्तन गर्न सक्छौं।

अन्तिम परिमार्जन: २ जुन २०२५