Izjava o zasebnosti – SpeakUp®

O SpeakUp®

Vaša organizacija vam je omogočila uporabo platforme za prijavo nepravilnosti in poročanje SpeakUp®, ki jo je razvilo podjetje People Intouch B.V. (“mi”, “nas”, “naš”). Znotraj SpeakUp® lahko oddate (anonimno) prijavo in začnete varen ter zaupen pogovor z vašo organizacijo. Pri uporabi SpeakUp® se obdelujejo osebni podatki. Osebni podatki v tem kontekstu pomenijo vse podatke, s katerimi ste lahko neposredno ali posredno identificirani.

Ker ima People Intouch B.V. sedež na Nizozemskem v Evropski uniji (EU), smo zavezani k spoštovanju Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), ki je ena najobsežnejših uredb o varstvu osebnih podatkov na svetu. Običajno nastopamo kot obdelovalec podatkov pri zagotavljanju naših storitev vaši organizaciji, saj osebne podatke večinoma obdelujemo v imenu vaše organizacije. To vlogo jemljemo resno in se zavedamo pomena skrbnega ravnanja z vašimi osebnimi podatki.

Vaša organizacija

Vaša organizacija je primarno odgovorna za obdelavo vaših osebnih podatkov prek SpeakUp®. Zato vaša organizacija nastopa kot upravljavec podatkov. Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi s SpeakUp® in načinom obdelave vaših osebnih podatkov, se obrnite na vašo organizacijo in preverite njihovo politiko SpeakUp®/prijave nepravilnosti.

Želimo, da se pri uporabi SpeakUp® počutite varno, zato vas želimo podrobneje obvestiti o varnostnih ukrepih.

Kaj se zgodi s prijavo, oddano prek SpeakUp®?

Vsebina prijave se deli z vašo organizacijo in se bo uporabljala ter obdelovala le za namene, za katere je SpeakUp® namenjen s strani vaše organizacije. Zvočne prijave se pred deljenjem prepišejo, izvorne zvočne datoteke takšnih prijav pa se privzeto izbrišejo.

Vaša organizacija pa se lahko izrecno odloči, da poleg pisnega prepisa prejme tudi izvorne zvočne datoteke. Če je ta možnost omogočena s strani vaše organizacije, ima vsak prijavitelj, ki odda zvočno datoteko, možnost popačenja glasu, da se pomaga zaščititi vašo identiteto.

Anonimnost

Pri oddaji prijave prek SpeakUp® se lahko odločite, ali boste svojo identiteto delili z vašo organizacijo ali ostali anonimni. Če v prijavi navedete osebne podatke, jih bo vaša organizacija obdelala pri obravnavi vaše prijave. Čeprav SpeakUp® obdeluje osebne podatke, SpeakUp® zagotavlja, da brez vašega soglasja vaša organizacija ne bo mogla izvedeti, od koga prijava izvira.

Vaša organizacija nas kot obdelovalca podatkov napoti, da obdelujemo določene osebne podatke, hkrati pa nas izrecno napoti, da uničimo vse relevantne podatke o povezavi, ki bi vas lahko identificirali kot posameznika, in blokiramo vsak dostop vaše organizacije do teh osebnih podatkov.

Anonimnost je ves čas zaščitena v skladu z direktivo EU o zaščiti prijaviteljev: Direktiva (EU) 2019/1937.

Katere podatke se obdeluje?

Na splošno se obdelujeta dve kategoriji osebnih podatkov:

  1. Osebni podatki, ki jih posredujete vi (npr. informacije v prijavi, ime in e-pošta); in
  2. Osebni podatki, ki se zbirajo samodejno ob uporabi SpeakUp®.

SpeakUp® je zasnovan tako, da imate popoln nadzor nad tem, kaj in kdaj boste prijavili. Ni pritiska, da bi vaši organizaciji posredovali več informacij, kot želite. Prijavo nepravilnosti lahko oddate brez obveznih obrazcev.

Zakaj se osebni podatki obdelujejo pri uporabi SpeakUp®?

Vaša organizacija

Za vašo organizacijo je lahko obdelava osebnih podatkov prek SpeakUp® potrebna:

  • zaradi zakonitega interesa vaše organizacije, da ima varen sistem za zaznavanje nepravilnosti, ki jih sicer ne bi zaznali;
  • za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov vaše organizacije; in/ali
  • kot del zakonske obveznosti, ki velja za vašo organizacijo, saj ima lahko vaša organizacija zakonsko obveznost vzpostavitve postopkov za prijavo in/ali prijavo nepravilnosti.

People Intouch B.V.

Osebne podatke obdelujemo kot upravljavec podatkov, kolikor je to potrebno za naslednje namene:

  • Vzpostavitev varne (šifrirane) povezave z vašo napravo. Obdelujemo lahko naslednje osebne podatke:
  • IP naslov;
  • ID seje;

  • ID naprave.

  • Nepromocijska komunikacija (npr. komunikacija o težavah). Obdelujemo lahko naslednje osebne podatke:

  • E-pošta;
  • Ime;

  • Informacije iz prijave.

  • Preprečevanje in zaznavanje varnostnih groženj ali druge goljufive ali zlonamerne dejavnosti. Obdelujemo lahko naslednje osebne podatke:

  • IP naslov;
  • ID seje;
  • ID naprave;
  • E-pošta;
  • Ime;
  • User-Agent.

Ti osebni podatki se nikoli ne bodo uporabljali za druge namene in bodo shranjeni le toliko časa, kot je potrebno za predvideni namen.

Varnost podatkov

SpeakUp® zaradi svoje narave, obsega, konteksta in namena storitve zahteva zelo varno, zaupno, strukturirano in natančno nadzorovano upravljanje in obdelavo podatkov. Zato imamo vzpostavljene številne ukrepe za varstvo in varnost podatkov ter postopke, vključene v naš program informacijske varnosti programske in strojne opreme ter v naše standardne operativne postopke (“zasebnost po zasnovi”). SpeakUp® je zasnovan tako, da čim bolj omeji čas hrambe obdelanih podatkov.

SpeakUp® je sprejel obsežne ukrepe za preprečevanje izgube, zlorabe ali spremembe vaših osebnih podatkov. Vsi podatki so šifrirani ob prenosu prek spleta SpeakUp® in mobilne aplikacije SpeakUp®.

Piškotki

Pri uporabi spletne strani SpeakUp® se uporabljajo sejni piškotki za zagotavljanje varne komunikacije. Podatki o teh sejah se izbrišejo po dveh (2) urah. Ti piškotki so nujni za delovanje SpeakUp®. Pravna podlaga določa, da so ti piškotki izvzeti iz zahteve po soglasju za piškotke. Zato vas ne prosimo za dovoljenje za uporabo teh piškotkov, vas pa o njihovi uporabi obveščamo.

Kakšne so vaše pravice?

Na splošno je vaša organizacija odgovorna za varstvo vaših pravic v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov. Za več informacij o vaših pravicah glede varstva podatkov glejte politiko SpeakUp® in/ali politiko zasebnosti vaše organizacije. Če želite uveljavljati svoje pravice do zasebnosti v zvezi z osebnimi podatki, ki jih nadzorujemo mi, nas lahko kontaktirate. Poleg tega imate pravico kadar koli vložiti pritožbo pri nadzornem organu. Za pregled nadzorstvenih organov in njihove kontaktne podatke vas napotujemo na to spletno stran.

Kontaktni podatki

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Nizozemska
privacy@peopleintouch.com

Spremembe

Želimo vas čim bolje obveščati, zato lahko to izjavo o zasebnosti občasno spremenimo ali dopolnimo.

Zadnja sprememba: 2. junij 2025