Privaatheidsverklaring – SpeakUp®

Oor SpeakUp®

Jou organisasie het gekies om die SpeakUp® klokkenluider- en verslagdoeningsplatform, ontwikkel deur People Intouch B.V. (“ons,” “ons,” “ons s'n”), aan jou beskikbaar te stel. Binne SpeakUp® kan jy 'n (anonieme) verslag indien en 'n veilige en beskermde gesprek met jou organisasie begin. Persoonlike data word verwerk wanneer jy SpeakUp® gebruik. Persoonlike data, in hierdie konteks, beteken enige data waardeur jy direk of indirek geïdentifiseer kan word.

Aangesien People Intouch B.V. in Nederland in die Europese Unie (EU) gesetel is, is ons verbind tot die EU GDPR (Algemene Verordening Gegevensbeskerming), wat een van die mees omvattende regulasies vir die beskerming van persoonlike data in die wêreld is. Ons tree oor die algemeen op as die dataverwerker wanneer ons ons dienste aan jou organisasie lewer, aangesien ons hoofsaaklik persoonlike data namens jou organisasie verwerk. Ons neem hierdie rol ernstig op en verstaan die belangrikheid daarvan om jou persoonlike data met sorg te hanteer.

Jou Organisasie

Jou organisasie is primêr verantwoordelik vir die verwerking van jou persoonlike data via SpeakUp®. Daarom kwalifiseer jou organisasie as 'n databeheerder. As jy enige vrae het oor SpeakUp® en hoe jou persoonlike data verwerk sal word, kontak asseblief jou organisasie en raadpleeg hul SpeakUp®/Klokkenluiderbeleid.

Ons wil hê jy moet veilig voel wanneer jy SpeakUp® gebruik en wil jou graag meer inlig oor die sekuriteitsmaatreëls.

Wat Gebeur Met 'n Verslag wat via SpeakUp® Ingedien Word?

Die inhoud van 'n verslag word met jou organisasie gedeel en sal slegs gebruik en verwerk word vir die doeleindes waarvoor SpeakUp® deur jou organisasie bedoel is. Oudio-verslae word getranskribeer voordat dit gedeel word, en die oorspronklike oudiolêers vir sulke verslae word standaard uitgevee.

Jou organisasie kan egter uitdruklik kies om oorspronklike oudiolêers te ontvang benewens die geskrewe transkripsie. As hierdie opsie deur jou organisasie geaktiveer is, sal elke verslaggewer wat 'n oudiolêer voorsien die opsie hê om jou stem te vervorm om jou identiteit te help beskerm.

Anonimiteit

Wanneer jy 'n verslag via SpeakUp® indien, kan jy besluit om jou identiteit met jou organisasie te deel of anoniem te bly. As jy persoonlike besonderhede in jou verslag deel, sal dit deur jou organisasie verwerk word wanneer hulle jou verslag hanteer. Alhoewel SpeakUp® persoonlike data verwerk, verseker SpeakUp® dat jou organisasie sonder jou toestemming nie sal kan weet van wie die verslag afkomstig is nie.

Jou organisasie gee ons, as die dataverwerker, opdrag om sekere persoonlike data te verwerk, maar gee ons ook uitdruklik opdrag om alle relevante verbindingsdata wat jou as individu kan identifiseer, te vernietig en om enige toegang van jou organisasie tot hierdie persoonlike data te blokkeer.

Anonimiteit word te alle tye beskerm in ooreenstemming met die EU klokkenluiderbeskermingsrichtlijn: Richtlijn (EU) 2019/1937.

Watter Data Word Verwerk?

Oor die algemeen word twee kategorieë van persoonlike data verwerk:

  1. Persoonlike data wat deur jou verskaf word (bv. verslaginligting, naam, en e-pos); en
  2. Persoonlike data wat outomaties ingesamel word wanneer jy SpeakUp® gebruik.

SpeakUp® is so ontwerp dat jy volle beheer het oor wat jy wil rapporteer en wanneer. Daar is geen druk om meer inligting aan jou organisasie te gee as wat jy bedoel nie. Jy sal in staat wees om 'n wangedragsverslag in te dien sonder verpligte vorms.

Hoekom Word Persoonlike Data Verwerk Wanneer SpeakUp® Gebruik Word?

Jou Organisasie

Vir jou organisasie mag die verwerking van persoonlike data via SpeakUp® nodig wees:

  • Vir die regmatige belang van jou organisasie om 'n veilige stelsel te hê om wangedrag op te spoor wat andersins nie opgespoor sou word nie;
  • Vir die instelling, uitoefening of verdediging van regseise deur jou organisasie; en/of
  • Soos vereis as deel van 'n wetlike verpligting wat op jou organisasie van toepassing is omdat jou organisasie moontlik 'n wetlike verpligting het om verslagdoenings- en/of klokkenluiderprosedures te implementeer.

People Intouch B.V.

Ons verwerk persoonlike data as 'n databeheerder in soverre dit nodig is vir die doeleindes van:

  • Die vestiging van 'n veilige (geënkripteerde) verbinding met jou toestel. Ons mag die volgende persoonlike data verwerk:
  • IP-adres;
  • Sessie-ID;

  • Toestel-ID.

  • Nie-bemarkingskommunikasie (bv. kommunikasie oor probleme). Ons mag die volgende persoonlike data verwerk:

  • E-pos;
  • Naam;

  • Verslaginligting.

  • Om sekuriteitsbedreigings of ander bedrieglike of kwaadwillige aktiwiteite te voorkom en op te spoor. Ons mag die volgende persoonlike data verwerk:

  • IP-adres;
  • Sessie-ID;
  • Toestel-ID;
  • E-pos;
  • Naam;
  • User-Agent.

Hierdie persoonlike data sal nooit vir enige ander doel gebruik word nie en sal slegs gestoor word so lank as wat nodig is vir die beoogde doel.

Datasekuriteit

SpeakUp® vereis vanweë die aard, omvang, konteks en doel van die diens baie veilige, vertroulike, gestruktureerde en noukeurig gemonitorde databestuur en dataverwerking. Om daardie rede het ons baie databeskermings- en datasekuriteitsmaatreëls in plek en prosedures in ons sagteware- en hardeware-IT-sekuriteitsprogram en in ons standaardbedryfsprosedures (“privaatheid by ontwerp”) geïntegreer. SpeakUp® is ontwerp om die stoorduur van die verwerkte data so veel as moontlik te beperk.

SpeakUp® het omvattende maatreëls getref om die verlies, misbruik of verandering van jou persoonlike data te voorkom. Alle data word geënkripteer wanneer dit via die SpeakUp® web en die SpeakUp® mobiele toepassing oorgedra word.

Koekies

Wanneer jy die SpeakUp® web gebruik, word sessiekoekies gebruik om veilige kommunikasie te bied. Hierdie sessiekoekiedata sal na twee (2) uur uitgevee word. Hierdie koekies is noodsaaklik vir SpeakUp® om te funksioneer. Wettiglik is hierdie koekies vrygestel van die koekietoestemmingsvereiste. Daarom vra ons nie jou toestemming om hierdie koekies te gebruik nie, maar lig jou wel in oor hul gebruik.

Wat Is Jou Regte?

Oor die algemeen is jou organisasie verantwoordelik om jou regte ingevolge toepaslike databeskermingswette te beskerm. Raadpleeg asseblief jou organisasie se SpeakUp®-beleid en/of privaatheidsbeleid vir meer inligting oor jou databeskermingsregte. Om jou privaatheidsregte uit te oefen met betrekking tot persoonlike data wat deur ons beheer word, kontak ons gerus. Daarbenewens het jy die reg om te eniger tyd 'n klag by 'n toesighoudende owerheid in te dien. Ons verwys jou na hierdie webblad vir 'n oorsig van die toesighoudende owerhede en hul kontakbesonderhede.

Kontakbesonderhede

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Nederland
privacy@peopleintouch.com

Wysigings

Ons wil jou graag so goed moontlik op hoogte hou en mag hierdie privaatheidsverklaring van tyd tot tyd wysig en verander.

Laas gewysig: 2 Junie 2025