Tietosuojaseloste – SpeakUp®

Tietoa SpeakUp®-palvelusta

Organisaatiosi on päättänyt tarjota käyttöösi SpeakUp®-ilmoitus- ja raportointialustan, jonka on kehittänyt People Intouch B.V. ("me", "meitä", "meidän"). SpeakUp®-palvelussa voit jättää (anonyymin) ilmoituksen ja aloittaa turvallisen ja suojatun keskustelun organisaatiosi kanssa. SpeakUp®-palvelun käytön yhteydessä käsitellään henkilötietoja. Henkilötiedolla tarkoitetaan tässä yhteydessä mitä tahansa tietoa, jonka perusteella sinut voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti.

Koska People Intouch B.V. sijaitsee Alankomaissa Euroopan unionissa (EU), sitoudumme noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), joka on yksi maailman kattavimmista henkilötietojen suojaa koskevista säädöksistä. Toimimme yleensä henkilötietojen käsittelijänä tarjotessamme palveluitamme organisaatiollesi, sillä käsittelemme pääasiassa henkilötietoja organisaatiosi puolesta. Otamme tämän roolin vakavasti ja ymmärrämme, kuinka tärkeää on käsitellä henkilötietojasi huolellisesti.

Organisaatiosi

Organisaatiosi on ensisijaisesti vastuussa henkilötietojesi käsittelystä SpeakUp®-palvelun kautta. Siksi organisaatiosi toimii rekisterinpitäjänä. Jos sinulla on kysyttävää SpeakUp®-palvelusta ja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään, ota yhteyttä organisaatioosi ja tutustu heidän SpeakUp®/ilmoituskanavapolitiikkaansa.

Haluamme, että tunnet olosi turvalliseksi käyttäessäsi SpeakUp®-palvelua ja haluamme kertoa sinulle tietoturvatoimenpiteistä tarkemmin.

Mitä tapahtuu SpeakUp®-palvelun kautta jätetylle ilmoitukselle?

Ilmoituksen sisältö jaetaan organisaatiollesi ja sitä käytetään ja käsitellään vain niihin tarkoituksiin, joihin organisaatiosi on SpeakUp®-palvelun tarkoittanut. Ääniraportit kirjoitetaan tekstiksi ennen niiden jakamista, ja alkuperäiset äänitiedostot poistetaan oletusarvoisesti.

Organisaatiosi voi kuitenkin erikseen valita vastaanottavansa alkuperäiset äänitiedostot kirjallisen transkription lisäksi. Jos organisaatiosi ottaa tämän vaihtoehdon käyttöön, jokaisella äänitiedoston lähettävällä ilmoittajalla on mahdollisuus vääristää äänensä henkilöllisyyden suojaamiseksi.

Anonymiteetti

Jättäessäsi ilmoituksen SpeakUp®-palvelun kautta voit itse päättää, jaatko henkilöllisyytesi organisaatiollesi vai pysytkö anonyyminä. Jos jaat henkilötietoja ilmoituksessasi, organisaatiosi käsittelee näitä tietoja ilmoituksesi käsittelyn yhteydessä. Vaikka SpeakUp® käsittelee henkilötietoja, SpeakUp® varmistaa, että ilman suostumustasi organisaatiosi ei voi tietää, keneltä ilmoitus on peräisin.

Organisaatiosi ohjeistaa meitä, tietojen käsittelijää, käsittelemään tiettyjä henkilötietoja, mutta myös nimenomaisesti ohjeistaa meitä tuhoamaan kaikki asiaankuuluvat yhteystiedot, jotka voisivat tunnistaa sinut yksilönä, sekä estämään organisaatioltasi pääsyn näihin henkilötietoihin.

Anonymiteetti on aina suojattu EU:n ilmoittajansuojadirektiivin mukaisesti: Direktiivi (EU) 2019/1937.

Mitä tietoja käsitellään?

Yleisesti ottaen käsitellään kahta henkilötietojen kategoriaa:

  1. Sinun antamasi henkilötiedot (esim. ilmoituksen tiedot, nimi ja sähköposti); ja
  2. Automaattisesti kerätyt henkilötiedot käyttäessäsi SpeakUp®-palvelua.

SpeakUp® on suunniteltu siten, että sinä hallitset täysin, mitä ilmoitat ja milloin. Sinua ei painosteta antamaan organisaatiollesi enempää tietoja kuin haluat. Voit jättää väärinkäytösilmoituksen ilman pakollisia lomakkeita.

Miksi henkilötietoja käsitellään SpeakUp®-palvelua käytettäessä?

Organisaatiosi

Organisaatiollesi henkilötietojen käsittely SpeakUp®-palvelun kautta voi olla tarpeen:

  • Organisaatiosi oikeutetun edun vuoksi, jotta sillä on turvallinen järjestelmä väärinkäytösten havaitsemiseen, joita ei muuten havaittaisi;
  • Organisaatiosi oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; ja/tai
  • Lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, koska organisaatiollasi voi olla lakisääteinen velvollisuus ottaa käyttöön ilmoitus- ja/tai väärinkäytösilmoitusmenettelyt.

People Intouch B.V.

Käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjänä siltä osin kuin se on tarpeen seuraaviin tarkoituksiin:

  • Suojatun (salatun) yhteyden muodostaminen laitteesi kanssa. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
  • IP-osoite;
  • Istunnon tunniste (Session ID);

  • Laitteen tunniste (Device ID).

  • Ei-markkinointiviestintä (esim. viestintä ongelmatilanteista). Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Sähköposti;
  • Nimi;

  • Ilmoituksen tiedot.

  • Tietoturvauhkien tai muun vilpillisen tai haitallisen toiminnan estäminen ja havaitseminen. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • IP-osoite;
  • Istunnon tunniste (Session ID);
  • Laitteen tunniste (Device ID);
  • Sähköposti;
  • Nimi;
  • User-Agent.

Näitä henkilötietoja ei koskaan käytetä muihin tarkoituksiin ja ne säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen aiottua tarkoitusta varten.

Tietoturva

SpeakUp® vaatii palvelun luonteen, laajuuden, kontekstin ja tarkoituksen vuoksi erittäin turvallista, luottamuksellista, jäsenneltyä ja tarkasti valvottua tietojen hallintaa ja käsittelyä. Tämän vuoksi olemme ottaneet käyttöön lukuisia tietosuoja- ja tietoturvatoimenpiteitä sekä sisällyttäneet menettelyt ohjelmisto- ja laitteistoturvallisuusohjelmaamme sekä vakiotoimintatapoihimme ("privacy by design"). SpeakUp® on suunniteltu rajoittamaan käsiteltyjen tietojen säilytysaikaa mahdollisimman paljon.

SpeakUp® on toteuttanut laajat toimenpiteet estääkseen henkilötietojesi katoamisen, väärinkäytön tai muuttamisen. Kaikki tiedot salataan, kun niitä siirretään SpeakUp®-verkkopalvelun ja SpeakUp®-mobiilisovelluksen kautta.

Evästeet

Käyttäessäsi SpeakUp®-verkkopalvelua käytetään istuntoevästeitä turvallisen viestinnän mahdollistamiseksi. Nämä istuntoevästetiedot poistetaan kahden (2) tunnin kuluttua. Nämä evästeet ovat välttämättömiä SpeakUp®-palvelun toiminnalle. Lain mukaan nämä evästeet on vapautettu evästesuostumusvaatimuksesta. Siksi emme pyydä lupaasi näiden evästeiden käyttöön, mutta tiedotamme sinulle niiden käytöstä.

Mitkä ovat oikeutesi?

Yleisesti ottaen organisaatiosi on vastuussa oikeuksiesi turvaamisesta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tutustu organisaatiosi SpeakUp®-politiikkaan ja/tai tietosuojakäytäntöön saadaksesi lisätietoja tietosuojaoikeuksistasi. Jos haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi meidän hallinnoimiin henkilötietoihin liittyen, voit ottaa meihin yhteyttä. Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle milloin tahansa. Löydät valvontaviranomaisten yhteystiedot tältä verkkosivulta.

Yhteystiedot

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Alankomaat
privacy@peopleintouch.com

Muutokset

Haluamme pitää sinut ajan tasalla parhaalla mahdollisella tavalla ja voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain.

Viimeksi muokattu: 2. kesäkuuta 2025