Declarație de confidențialitate – SpeakUp®

Despre SpeakUp®

Organizația dumneavoastră a ales să vă pună la dispoziție platforma de raportare și avertizare SpeakUp®, dezvoltată de People Intouch B.V. („noi”, „nouă”, „al nostru”). În cadrul SpeakUp®, puteți lăsa un raport (anonim) și puteți începe o conversație sigură și securizată cu organizația dumneavoastră. Datele cu caracter personal sunt prelucrate atunci când utilizați SpeakUp®. Datele cu caracter personal, în acest context, înseamnă orice date prin care puteți fi identificat direct sau indirect.

Deoarece People Intouch B.V. are sediul în Țările de Jos, în Uniunea Europeană (UE), ne angajăm să respectăm GDPR-ul UE (Regulamentul general privind protecția datelor), una dintre cele mai cuprinzătoare reglementări privind protecția datelor personale din lume. În general, acționăm ca persoană împuternicită de operator atunci când furnizăm serviciile noastre organizației dumneavoastră, deoarece prelucrăm date cu caracter personal în principal în numele organizației dumneavoastră. Luăm acest rol în serios și înțelegem importanța gestionării cu grijă a datelor dumneavoastră personale.

Organizația dumneavoastră

Organizația dumneavoastră este în principal responsabilă pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale prin SpeakUp®. Prin urmare, organizația dumneavoastră are calitatea de operator de date. Dacă aveți întrebări referitoare la SpeakUp® și la modul în care datele dumneavoastră personale vor fi prelucrate, vă rugăm să contactați organizația dumneavoastră și să consultați politica lor SpeakUp®/Whistleblowing.

Dorim să vă simțiți în siguranță atunci când utilizați SpeakUp® și dorim să vă informăm mai detaliat despre măsurile de securitate.

Ce se întâmplă cu un raport lăsat prin SpeakUp®?

Conținutul unui raport este partajat cu organizația dumneavoastră și va fi folosit și prelucrat doar în scopurile pentru care SpeakUp® este destinat de către organizația dumneavoastră. Rapoartele audio sunt transcrise înainte de a fi partajate, iar fișierele audio originale pentru astfel de rapoarte sunt șterse implicit.

Totuși, organizația dumneavoastră poate alege în mod expres să primească fișierele audio originale pe lângă transcrierea scrisă. Dacă această opțiune este activată de către organizația dumneavoastră, fiecare raportor care furnizează un fișier audio va avea opțiunea de a distorsiona vocea pentru a ajuta la protejarea identității.

Anonimat

Când lăsați un raport prin SpeakUp®, puteți decide să vă împărtășiți identitatea cu organizația dumneavoastră sau să rămâneți anonim. Dacă împărtășiți detalii personale în raportul dumneavoastră, acestea vor fi prelucrate de organizația dumneavoastră la gestionarea raportului. Deși SpeakUp® prelucrează date cu caracter personal, SpeakUp® asigură că, fără consimțământul dumneavoastră, organizația dumneavoastră nu va putea afla de la cine provine raportul.

Organizația dumneavoastră ne instruiește, în calitate de persoană împuternicită de operator, să prelucrăm anumite date personale, dar ne instruiește, de asemenea, în mod explicit să distrugem toate datele de conexiune relevante care ar putea să vă identifice ca persoană și să blocăm orice acces al organizației dumneavoastră la aceste date personale.

Anonimatul este protejat în orice moment în conformitate cu directiva UE privind protecția avertizorilor de integritate: Directiva (UE) 2019/1937.

Ce date sunt prelucrate?

În general, sunt prelucrate două categorii de date cu caracter personal:

  1. Date personale furnizate de dumneavoastră (de exemplu, informații din raport, nume și email); și
  2. Date personale colectate automat atunci când utilizați SpeakUp®.

SpeakUp® este conceput astfel încât să aveți control deplin asupra a ceea ce raportați și când. Nu există nicio presiune de a oferi mai multe informații organizației dumneavoastră decât intenționați. Veți putea lăsa un raport de abatere fără formulare obligatorii.

De ce sunt prelucrate date personale când utilizați SpeakUp®?

Organizația dumneavoastră

Pentru organizația dumneavoastră, prelucrarea datelor personale prin SpeakUp® poate fi necesară:

  • Pentru interesul legitim al organizației dumneavoastră de a avea un sistem sigur pentru a detecta abateri care altfel nu ar fi detectate;
  • Pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale de către organizația dumneavoastră; și/sau
  • Ca parte a unei obligații legale aplicabile organizației dumneavoastră, deoarece organizația dumneavoastră poate avea obligația legală de a implementa proceduri de raportare și/sau avertizare.

People Intouch B.V.

Prelucrăm date personale în calitate de operator de date în măsura în care este necesar în scopul:

  • Stabilirii unei conexiuni sigure (criptate) cu dispozitivul dumneavoastră. Putem prelucra următoarele date personale:
  • Adresă IP;
  • ID sesiune;

  • ID dispozitiv.

  • Comunicării non-marketing (de exemplu, comunicarea despre probleme). Putem prelucra următoarele date personale:

  • Email;
  • Nume;

  • Informații din raport.

  • Pentru a preveni și detecta amenințări la securitate sau alte activități frauduloase sau malițioase. Putem prelucra următoarele date personale:

  • Adresă IP;
  • ID sesiune;
  • ID dispozitiv;
  • Email;
  • Nume;
  • User-Agent.

Aceste date personale nu vor fi niciodată folosite în alt scop și vor fi păstrate doar atât timp cât este necesar pentru scopul intenționat.

Securitatea datelor

SpeakUp®, prin natura, scopul, contextul și scopul serviciului, necesită o gestionare și prelucrare a datelor foarte sigură, confidențială, structurată și atent monitorizată. Din acest motiv, avem implementate numeroase măsuri de protecție a datelor și de securitate, precum și proceduri incluse în programul nostru de securitate IT pentru software și hardware și în procedurile noastre operaționale standard („confidențialitate prin proiectare”). SpeakUp® este conceput pentru a limita cât mai mult durata de stocare a datelor prelucrate.

SpeakUp® a luat măsuri extinse pentru a preveni pierderea, utilizarea abuzivă sau modificarea datelor dumneavoastră personale. Toate datele sunt criptate atunci când sunt transmise prin SpeakUp® web și aplicația mobilă SpeakUp®.

Când utilizați SpeakUp® web, sunt folosite cookie-uri de sesiune pentru a asigura comunicarea securizată. Datele acestor cookie-uri de sesiune vor fi șterse după două (2) ore. Aceste cookie-uri sunt necesare pentru funcționarea SpeakUp®. Din punct de vedere legal, aceste cookie-uri sunt exceptate de la cerința de consimțământ pentru cookie-uri. Prin urmare, nu vă solicităm permisiunea de a folosi aceste cookie-uri, dar vă informăm despre utilizarea lor.

Care sunt drepturile dumneavoastră?

În general, organizația dumneavoastră este responsabilă pentru protejarea drepturilor dumneavoastră conform legislației aplicabile privind protecția datelor. Vă rugăm să consultați politica SpeakUp® și/sau politica de confidențialitate a organizației dumneavoastră pentru mai multe informații despre drepturile dumneavoastră privind protecția datelor. Pentru a vă exercita drepturile de confidențialitate cu privire la datele personale controlate de noi, nu ezitați să ne contactați. În plus, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere în orice moment. Vă recomandăm această pagină web pentru o prezentare generală a autorităților de supraveghere și a datelor lor de contact.

Date de contact

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Țările de Jos
privacy@peopleintouch.com

Modificări

Dorim să vă ținem la curent în cel mai bun mod posibil și putem modifica și schimba această declarație de confidențialitate din când în când.

Ultima modificare: 2 iunie 2025