Izjava o privatnosti – SpeakUp®

O SpeakUp®

Vaša organizacija je odlučila omogućiti vam SpeakUp® platformu za prijavu nepravilnosti i izvještavanje, koju je razvila People Intouch B.V. (“mi”, “nas”, “naš”). Unutar SpeakUp®-a možete ostaviti (anonimnu) prijavu i započeti siguran i zaštićen razgovor s vašom organizacijom. Prilikom korištenja SpeakUp®-a obrađuju se osobni podaci. Osobni podaci, u ovom kontekstu, znače bilo koje podatke pomoću kojih možete biti izravno ili neizravno identificirani.

Budući da je People Intouch B.V. sa sjedištem u Nizozemskoj, u Europskoj uniji (EU), obvezujemo se na poštivanje EU GDPR-a (Opća uredba o zaštiti podataka), jedne od najopsežnijih regulativa o zaštiti osobnih podataka na svijetu. Općenito djelujemo kao izvršitelj obrade podataka prilikom pružanja naših usluga vašoj organizaciji, jer prvenstveno obrađujemo osobne podatke u ime vaše organizacije. Ovu ulogu shvaćamo ozbiljno i razumijemo važnost pažljivog postupanja s vašim osobnim podacima.

Vaša organizacija

Vaša organizacija je primarno odgovorna za obradu vaših osobnih podataka putem SpeakUp®-a. Stoga vaša organizacija ima ulogu voditelja obrade podataka. Ako imate bilo kakva pitanja u vezi SpeakUp®-a i načina na koji će se vaši osobni podaci obrađivati, obratite se svojoj organizaciji i provjerite njihovu SpeakUp®/Whistleblowing politiku.

Želimo da se osjećate sigurno dok koristite SpeakUp® i želimo vas detaljnije informirati o sigurnosnim mjerama.

Što se događa s prijavom ostavljenom putem SpeakUp®-a?

Sadržaj prijave dijeli se s vašom organizacijom i koristit će se i obrađivati isključivo u svrhe za koje je SpeakUp® namijenjen od strane vaše organizacije. Audio prijave se transkribiraju prije dijeljenja, a izvorne audio datoteke takvih prijava se po defaultu brišu.

Međutim, vaša organizacija može izričito odabrati primanje izvornih audio datoteka uz pisanu transkripciju. Ako vaša organizacija omogući ovu opciju, svaki prijavitelj koji dostavi audio datoteku imat će mogućnost izobličiti svoj glas radi zaštite identiteta.

Anonimnost

Prilikom ostavljanja prijave putem SpeakUp®-a, možete odlučiti hoćete li podijeliti svoj identitet s vašom organizacijom ili ostati anonimni. Ako u prijavi podijelite osobne podatke, vaša organizacija će ih obrađivati prilikom rješavanja vaše prijave. Iako SpeakUp® obrađuje osobne podatke, SpeakUp® osigurava da bez vašeg pristanka vaša organizacija neće moći saznati od koga prijava potječe.

Vaša organizacija nas, kao izvršitelja obrade podataka, upućuje da obrađujemo određene osobne podatke, ali nas također izričito upućuje da uništimo sve relevantne podatke o povezivanju koji bi vas mogli identificirati kao pojedinca i blokiramo pristup vaše organizacije tim osobnim podacima.

Anonimnost je u svakom trenutku zaštićena u skladu s EU direktivom o zaštiti prijavitelja nepravilnosti: Direktiva (EU) 2019/1937.

Koji se podaci obrađuju?

Općenito se obrađuju dvije kategorije osobnih podataka:

  1. Osobni podaci koje ste vi dali (npr. informacije iz prijave, ime i e-mail); i
  2. Osobni podaci koji se automatski prikupljaju prilikom korištenja SpeakUp®-a.

SpeakUp® je dizajniran tako da imate potpunu kontrolu nad time što i kada ćete prijaviti. Nema pritiska da svojoj organizaciji date više informacija nego što želite. Možete ostaviti prijavu nepravilnosti bez obaveznih obrazaca.

Zašto se osobni podaci obrađuju prilikom korištenja SpeakUp®-a?

Vaša organizacija

Za vašu organizaciju, obrada osobnih podataka putem SpeakUp®-a može biti nužna:

  • Radi legitimnog interesa vaše organizacije da ima siguran sustav za otkrivanje nepravilnosti koje inače ne bi bile otkrivene;
  • Radi uspostave, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva vaše organizacije; i/ili
  • Kao dio zakonske obveze koja se odnosi na vašu organizaciju, jer vaša organizacija može imati zakonsku obvezu implementirati procedure za prijavu i/ili prijavljivanje nepravilnosti.

People Intouch B.V.

Osobne podatke obrađujemo kao voditelj obrade podataka u mjeri u kojoj je to potrebno za sljedeće svrhe:

  • Uspostava sigurne (šifrirane) veze s vašim uređajem. Možemo obrađivati sljedeće osobne podatke:
  • IP adresa;
  • ID sesije;

  • ID uređaja.

  • Ne-marketinška komunikacija (npr. komunikacija o problemima). Možemo obrađivati sljedeće osobne podatke:

  • E-mail;
  • Ime;

  • Informacije iz prijave.

  • Prevencija i otkrivanje sigurnosnih prijetnji ili drugih prijevarnih ili zlonamjernih aktivnosti. Možemo obrađivati sljedeće osobne podatke:

  • IP adresa;
  • ID sesije;
  • ID uređaja;
  • E-mail;
  • Ime;
  • User-Agent.

Ovi osobni podaci nikada se neće koristiti u druge svrhe i bit će pohranjeni samo onoliko dugo koliko je potrebno za predviđenu svrhu.

Sigurnost podataka

SpeakUp® zahtijeva, po svojoj prirodi, opsegu, kontekstu i svrsi usluge, vrlo sigurnu, povjerljivu, strukturiranu i pomno nadziranu upravu i obradu podataka. Iz tog razloga imamo brojne mjere zaštite podataka i sigurnosti podataka te procedure ugrađene u naš softver i hardver IT sigurnosni program i u naše standardne operativne procedure (“privatnost po dizajnu”). SpeakUp® je dizajniran tako da maksimalno ograniči trajanje pohrane obrađenih podataka.

SpeakUp® je poduzeo opsežne mjere kako bi spriječio gubitak, zloupotrebu ili izmjenu vaših osobnih podataka. Svi podaci su šifrirani prilikom prijenosa putem SpeakUp® weba i SpeakUp® mobilne aplikacije.

Kolačići

Prilikom korištenja SpeakUp® weba koriste se kolačići sesije radi osiguravanja sigurne komunikacije. Podaci iz ovih kolačića sesije brišu se nakon dva (2) sata. Ovi kolačići su nužni za funkcioniranje SpeakUp®-a. Pravno, ovi kolačići su izuzeti od zahtjeva za privolu za kolačiće. Stoga ne tražimo vašu privolu za korištenje ovih kolačića, ali vas informiramo o njihovoj upotrebi.

Koja su vaša prava?

Općenito, vaša organizacija je odgovorna za zaštitu vaših prava prema važećim zakonima o zaštiti podataka. Molimo vas da se za više informacija o vašim pravima na zaštitu podataka obratite politici SpeakUp® i/ili politici privatnosti vaše organizacije. Za ostvarivanje svojih prava na privatnost u vezi s osobnim podacima kojima mi upravljamo, slobodno nas kontaktirajte. Osim toga, imate pravo u bilo kojem trenutku podnijeti pritužbu nadzornom tijelu. Upućujemo vas na ovu web stranicu za pregled nadzornih tijela i njihovih kontakt podataka.

Kontakt podaci

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Nizozemska
privacy@peopleintouch.com

Izmjene

Želimo vas što bolje informirati i povremeno možemo izmijeniti i promijeniti ovu izjavu o privatnosti.

Zadnja izmjena: 2. lipnja 2025.