Informativa sulla Privacy – SpeakUp®

Informazioni su SpeakUp®

La tua organizzazione ha scelto di rendere disponibile per te la piattaforma di segnalazione e whistleblowing SpeakUp® sviluppata da People Intouch B.V. (“noi”, “ci”, “nostro”). All'interno di SpeakUp®, puoi lasciare una segnalazione (anonima) e avviare una conversazione sicura e protetta con la tua organizzazione. Durante l’utilizzo di SpeakUp® vengono trattati dati personali. Dati personali, in questo contesto, significa qualsiasi dato tramite il quale puoi essere identificato direttamente o indirettamente.

Poiché People Intouch B.V. ha sede nei Paesi Bassi nell’Unione Europea (UE), ci impegniamo a rispettare il GDPR UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), una delle normative più complete al mondo in materia di protezione dei dati personali. Generalmente agiamo come responsabili del trattamento dei dati quando forniamo i nostri servizi alla tua organizzazione, poiché trattiamo principalmente dati personali per conto della tua organizzazione. Prendiamo questo ruolo molto seriamente e comprendiamo l’importanza di gestire i tuoi dati personali con cura.

La tua Organizzazione

La tua organizzazione è principalmente responsabile del trattamento dei tuoi dati personali tramite SpeakUp®. Pertanto, la tua organizzazione è qualificata come titolare del trattamento. Se hai domande riguardanti SpeakUp® e il modo in cui i tuoi dati personali saranno trattati, ti preghiamo di contattare la tua organizzazione e di consultare la loro policy SpeakUp®/Whistleblowing.

Vogliamo che tu ti senta al sicuro durante l’utilizzo di SpeakUp® e desideriamo informarti più dettagliatamente sulle misure di sicurezza adottate.

Cosa Succede a una Segnalazione Lasciata tramite SpeakUp®?

Il contenuto di una segnalazione viene condiviso con la tua organizzazione e sarà utilizzato e trattato solo per gli scopi per cui SpeakUp® è stato previsto dalla tua organizzazione. Le segnalazioni audio vengono trascritte prima di essere condivise e i file audio originali di tali segnalazioni vengono eliminati di default.

Tuttavia, la tua organizzazione può espressamente scegliere di ricevere i file audio originali oltre alla trascrizione scritta. Se questa opzione è abilitata dalla tua organizzazione, ogni segnalante che fornisce un file audio avrà la possibilità di distorcere la propria voce per aiutare a proteggere la propria identità.

Anonimato

Quando lasci una segnalazione tramite SpeakUp®, puoi decidere se condividere la tua identità con la tua organizzazione o rimanere anonimo. Se condividi dati personali nella tua segnalazione, questi saranno trattati dalla tua organizzazione durante la gestione della segnalazione. Sebbene SpeakUp® tratti dati personali, SpeakUp® garantisce che, senza il tuo consenso, la tua organizzazione non potrà sapere da chi proviene la segnalazione.

La tua organizzazione ci istruisce, in qualità di responsabili del trattamento, a trattare determinati dati personali ma ci istruisce anche esplicitamente a distruggere tutti i dati di connessione rilevanti che potrebbero identificarti come individuo e a bloccare qualsiasi accesso della tua organizzazione a questi dati personali.

L’anonimato è sempre protetto in conformità con la direttiva UE sulla protezione dei whistleblower: Direttiva (UE) 2019/1937.

Quali Dati Vengono Trattati?

Generalmente, vengono trattate due categorie di dati personali:

1. Dati personali forniti da te (ad es. informazioni sulla segnalazione, nome ed email); e
2. Dati personali raccolti automaticamente quando utilizzi SpeakUp®.

SpeakUp® è progettato in modo tale che tu abbia il pieno controllo su cosa segnalare e quando. Non c’è alcuna pressione a fornire più informazioni alla tua organizzazione di quanto desideri. Potrai lasciare una segnalazione di illecito senza moduli obbligatori.

Perché Vengono Trattati Dati Personali Durante l’Uso di SpeakUp®?

La tua Organizzazione

Per la tua organizzazione, il trattamento dei dati personali tramite SpeakUp® può essere necessario:

• Per il legittimo interesse della tua organizzazione ad avere un sistema sicuro per rilevare comportamenti illeciti che altrimenti non verrebbero rilevati;
• Per l’instaurazione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali da parte della tua organizzazione; e/o
• Come richiesto nell’ambito di un obbligo legale applicabile alla tua organizzazione, poiché la tua organizzazione potrebbe avere l’obbligo legale di implementare procedure di segnalazione e/o whistleblowing.

People Intouch B.V.

Trattiamo dati personali in qualità di titolare del trattamento nella misura in cui sia necessario per le seguenti finalità:

• Stabilire una connessione sicura (crittografata) con il tuo dispositivo. Possiamo trattare i seguenti dati personali:
• Indirizzo IP;
• ID sessione;

• ID dispositivo.

• Comunicazione non di marketing (ad es. comunicazioni relative a problematiche). Possiamo trattare i seguenti dati personali:

• Email;
• Nome;

• Informazioni sulla segnalazione.

• Prevenire e rilevare minacce alla sicurezza o altre attività fraudolente o dannose. Possiamo trattare i seguenti dati personali:

• Indirizzo IP;
• ID sessione;
• ID dispositivo;
• Email;
• Nome;
• User-Agent.

Questi dati personali non saranno mai utilizzati per altri scopi e saranno conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento della finalità prevista.

Sicurezza dei Dati

SpeakUp®, per sua natura, ambito, contesto e finalità del servizio, richiede una gestione e un trattamento dei dati molto sicuri, riservati, strutturati e strettamente monitorati. Per questo motivo, abbiamo adottato molte misure di protezione e sicurezza dei dati e procedure incorporate nel nostro programma di sicurezza IT software e hardware e nelle nostre procedure operative standard (“privacy by design”). SpeakUp® è progettato per limitare il più possibile la durata di conservazione dei dati trattati.

SpeakUp® ha adottato misure estese per prevenire la perdita, l’uso improprio o l’alterazione dei tuoi dati personali. Tutti i dati sono crittografati quando vengono trasmessi tramite il web SpeakUp® e l’app mobile SpeakUp®.

Cookie

Quando utilizzi il web SpeakUp®, vengono utilizzati cookie di sessione per fornire una comunicazione sicura. I dati di questi cookie di sessione saranno eliminati dopo due (2) ore. Questi cookie sono necessari per il funzionamento di SpeakUp®. Legalmente, questi cookie sono esenti dall’obbligo di consenso. Pertanto, non chiediamo il tuo consenso per l’uso di questi cookie ma ti informiamo comunque sul loro utilizzo.

Quali Sono i Tuoi Diritti?

Generalmente, la tua organizzazione è responsabile della tutela dei tuoi diritti ai sensi delle leggi applicabili sulla protezione dei dati. Ti invitiamo a consultare la policy SpeakUp® e/o la policy sulla privacy della tua organizzazione per maggiori informazioni sui tuoi diritti in materia di protezione dei dati. Per esercitare i tuoi diritti in materia di privacy relativamente ai dati personali da noi controllati, non esitare a contattarci. Inoltre, hai il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo in qualsiasi momento. Ti rimandiamo a questa pagina web per una panoramica delle autorità di controllo e dei loro recapiti.

Dettagli di Contatto

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Paesi Bassi
privacy@peopleintouch.com

Modifiche

Desideriamo tenerti informato nel miglior modo possibile e potremmo modificare e aggiornare periodicamente questa informativa sulla privacy.

Ultima modifica: 2 giugno 2025