Privatlivserklæring – SpeakUp®

Om SpeakUp®

Din organisation har valgt at stille SpeakUp® whistleblower- og rapporteringsplatformen, udviklet af People Intouch B.V. (“vi,” “os,” “vores”), til rådighed for dig. Inden for SpeakUp® kan du afgive en (anonym) rapport og starte en sikker og tryg samtale med din organisation. Personoplysninger behandles, når du bruger SpeakUp®. Personoplysninger betyder i denne sammenhæng alle data, hvorved du direkte eller indirekte kan identificeres.

Da People Intouch B.V. er baseret i Holland i Den Europæiske Union (EU), er vi forpligtet til at overholde EU’s GDPR (Generel Forordning om Databeskyttelse), som er en af de mest omfattende regler for beskyttelse af personoplysninger i verden. Vi fungerer generelt som databehandler, når vi leverer vores tjenester til din organisation, da vi primært behandler personoplysninger på vegne af din organisation. Vi tager denne rolle alvorligt og forstår vigtigheden af at håndtere dine personoplysninger med omhu.

Din organisation

Din organisation er primært ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger via SpeakUp®. Derfor fungerer din organisation som dataansvarlig. Hvis du har spørgsmål vedrørende SpeakUp® og hvordan dine personoplysninger vil blive behandlet, bedes du kontakte din organisation og tjekke deres SpeakUp®/whistleblower-politik.

Vi ønsker, at du føler dig tryg ved at bruge SpeakUp® og vil gerne informere dig mere detaljeret om sikkerhedsforanstaltningerne.

Hvad sker der med en rapport afgivet via SpeakUp®?

Indholdet af en rapport deles med din organisation og vil kun blive brugt og behandlet til de formål, som SpeakUp® er tiltænkt af din organisation. Lydrapporter transskriberes, før de deles, og de originale lydfiler for sådanne rapporter slettes som standard.

Din organisation kan dog udtrykkeligt vælge at modtage originale lydfiler ud over den skriftlige transskription. Hvis denne mulighed er aktiveret af din organisation, vil hver rapportør, der indsender en lydfil, have mulighed for at forvrænge stemmen for at hjælpe med at beskytte din identitet.

Anonymitet

Når du afgiver en rapport via SpeakUp®, kan du vælge at dele din identitet med din organisation eller forblive anonym. Hvis du deler personlige oplysninger i din rapport, vil disse blive behandlet af din organisation i forbindelse med håndteringen af din rapport. Selvom SpeakUp® behandler personoplysninger, sikrer SpeakUp®, at din organisation uden dit samtykke ikke vil kunne vide, hvem rapporten stammer fra.

Din organisation instruerer os som databehandler til at behandle visse personoplysninger, men instruerer os også udtrykkeligt i at destruere alle relevante forbindelsesdata, der kan identificere dig som individ, og at blokere enhver adgang for din organisation til disse personoplysninger.

Anonymitet er til enhver tid beskyttet i overensstemmelse med EU’s whistleblowerbeskyttelsesdirektiv: Direktiv (EU) 2019/1937.

Hvilke data behandles?

Generelt behandles der to kategorier af personoplysninger:

  1. Personoplysninger, du selv afgiver (f.eks. rapportinformation, navn og e-mail); og
  2. Personoplysninger, der automatisk indsamles, når du bruger SpeakUp®.

SpeakUp® er designet således, at du har fuld kontrol over, hvad du vil rapportere og hvornår. Der er intet pres for at give flere oplysninger til din organisation, end du ønsker. Du kan afgive en rapport om forseelser uden obligatoriske formularer.

Hvorfor behandles personoplysninger ved brug af SpeakUp®?

Din organisation

For din organisation kan behandlingen af personoplysninger via SpeakUp® være nødvendig:

  • For din organisations legitime interesse i at have et sikkert system til at opdage forseelser, der ellers ikke ville blive opdaget;
  • For etablering, udøvelse eller forsvar af juridiske krav fra din organisation; og/eller
  • Som påkrævet som led i en juridisk forpligtelse, der gælder for din organisation, fordi din organisation kan have en juridisk forpligtelse til at implementere rapporterings- og/eller whistleblowerprocedurer.

People Intouch B.V.

Vi behandler personoplysninger som dataansvarlig i det omfang, det er nødvendigt til følgende formål:

  • Etablering af en sikker (krypteret) forbindelse med din enhed. Vi kan behandle følgende personoplysninger:
  • IP-adresse;
  • Session-ID;

  • Enheds-ID.

  • Ikke-markedsføringskommunikation (f.eks. kommunikation om problemer). Vi kan behandle følgende personoplysninger:

  • E-mail;
  • Navn;

  • Rapportinformation.

  • For at forhindre og opdage sikkerhedstrusler eller anden svigagtig eller ondsindet aktivitet. Vi kan behandle følgende personoplysninger:

  • IP-adresse;
  • Session-ID;
  • Enheds-ID;
  • E-mail;
  • Navn;
  • User-Agent.

Disse personoplysninger vil aldrig blive brugt til andre formål og vil kun blive gemt, så længe det er nødvendigt for det tilsigtede formål.

Datasikkerhed

SpeakUp® kræver på grund af tjenestens karakter, omfang, kontekst og formål meget sikker, fortrolig, struktureret og nøje overvåget datastyring og databehandling. Af den grund har vi mange databeskyttelses- og datasikkerhedsforanstaltninger på plads samt procedurer indarbejdet i vores software- og hardware-IT-sikkerhedsprogram og i vores standarddriftsprocedurer (“privacy by design”). SpeakUp® er designet til at begrænse opbevaringsperioden for de behandlede data mest muligt.

SpeakUp® har truffet omfattende foranstaltninger for at forhindre tab, misbrug eller ændring af dine personoplysninger. Alle data krypteres, når de overføres via SpeakUp® web og SpeakUp® mobilapp.

Cookies

Når du bruger SpeakUp® web, anvendes sessionscookies for at sikre sikker kommunikation. Disse sessionscookie-data slettes efter to (2) timer. Disse cookies er nødvendige for, at SpeakUp® kan fungere. Juridisk er disse cookies undtaget fra kravet om cookie-samtykke. Derfor beder vi ikke om din tilladelse til at bruge disse cookies, men informerer dig om deres anvendelse.

Hvilke rettigheder har du?

Generelt er din organisation ansvarlig for at beskytte dine rettigheder i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Se venligst din organisations SpeakUp®-politik og/eller privatlivspolitik for mere information om dine databeskyttelsesrettigheder. For at udøve dine privatlivsrettigheder i forhold til personoplysninger, som vi er dataansvarlige for, er du velkommen til at kontakte os. Derudover har du til enhver tid ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed. Vi henviser til denne webside for et overblik over tilsynsmyndigheder og deres kontaktoplysninger.

Kontaktoplysninger

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Holland
privacy@peopleintouch.com

Ændringer

Vi vil gerne holde dig informeret på bedst mulig vis og kan fra tid til anden ændre og opdatere denne privatlivserklæring.

Sidst ændret: 2. juni 2025