Prohlášení o ochraně osobních údajů – SpeakUp®

O SpeakUp®

Vaše organizace se rozhodla zpřístupnit vám platformu pro oznamování a hlášení SpeakUp®, vyvinutou společností People Intouch B.V. („my“, „nás“, „naše“). V rámci SpeakUp® můžete zanechat (anonymní) oznámení a zahájit bezpečnou a chráněnou komunikaci se svou organizací. Při používání SpeakUp® jsou zpracovávány osobní údaje. Osobní údaje v tomto kontextu znamenají jakékoli údaje, podle kterých můžete být přímo nebo nepřímo identifikováni.

Jelikož People Intouch B.V. sídlí v Nizozemsku v Evropské unii (EU), řídíme se nařízením EU GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které patří mezi nejkomplexnější předpisy na ochranu osobních údajů na světě. Obecně vystupujeme jako zpracovatel údajů při poskytování našich služeb vaší organizaci, protože osobní údaje zpracováváme především jménem vaší organizace. Tuto roli bereme vážně a chápeme důležitost pečlivého nakládání s vašimi osobními údaji.

Vaše organizace

Vaše organizace je primárně odpovědná za zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím SpeakUp®. Vaše organizace je tedy správcem údajů. Pokud máte jakékoli dotazy týkající se SpeakUp® a způsobu zpracování vašich osobních údajů, kontaktujte prosím svou organizaci a prostudujte si jejich zásady SpeakUp®/oznamování.

Chceme, abyste se při používání SpeakUp® cítili bezpečně, a rádi bychom vás podrobněji informovali o bezpečnostních opatřeních.

Co se stane s oznámením podaným prostřednictvím SpeakUp®?

Obsah oznámení je sdílen s vaší organizací a bude použit a zpracován pouze pro účely, pro které je SpeakUp® vaší organizací určen. Hlasová oznámení jsou před sdílením přepsána a původní zvukové soubory těchto oznámení jsou ve výchozím nastavení smazány.

Vaše organizace se však může výslovně rozhodnout přijímat původní zvukové soubory kromě písemného přepisu. Pokud je tato možnost vaší organizací povolena, každý oznamovatel, který poskytne zvukový soubor, bude mít možnost zkreslit svůj hlas, aby byla chráněna jeho identita.

Anonymita

Při podávání oznámení prostřednictvím SpeakUp® se můžete rozhodnout, zda svou identitu sdělíte své organizaci, nebo zůstanete v anonymitě. Pokud ve svém oznámení uvedete osobní údaje, budou tyto údaje zpracovány vaší organizací při vyřizování vašeho oznámení. Přestože SpeakUp® zpracovává osobní údaje, SpeakUp® zajišťuje, že bez vašeho souhlasu vaše organizace nebude moci zjistit, od koho oznámení pochází.

Vaše organizace nás jako zpracovatele údajů instruuje ke zpracování určitých osobních údajů, ale zároveň nás výslovně instruuje ke zničení všech relevantních údajů o připojení, které by vás mohly identifikovat jako jednotlivce, a k zablokování jakéhokoli přístupu vaší organizace k těmto osobním údajům.

Anonymita je za všech okolností chráněna v souladu se směrnicí EU o ochraně oznamovatelů: Směrnice (EU) 2019/1937.

Jaké údaje jsou zpracovávány?

Obecně jsou zpracovávány dvě kategorie osobních údajů:

  1. Osobní údaje poskytnuté vámi (např. informace v oznámení, jméno a e-mail); a
  2. Osobní údaje automaticky shromažďované při používání SpeakUp®.

SpeakUp® je navržen tak, abyste měli plnou kontrolu nad tím, co a kdy oznámíte. Není na vás vyvíjen žádný tlak, abyste své organizaci poskytovali více informací, než zamýšlíte. Můžete podat oznámení o pochybení bez povinných formulářů.

Proč jsou při používání SpeakUp® zpracovávány osobní údaje?

Vaše organizace

Pro vaši organizaci může být zpracování osobních údajů prostřednictvím SpeakUp® nezbytné:

  • Z důvodu oprávněného zájmu vaší organizace mít bezpečný systém pro odhalování pochybení, která by jinak nebyla odhalena;
  • Pro uplatnění, výkon nebo obhajobu právních nároků vaší organizace; a/nebo
  • Pokud je to vyžadováno jako součást právní povinnosti, která se na vaši organizaci vztahuje, protože vaše organizace může mít zákonnou povinnost zavést postupy pro oznamování a/nebo whistleblowing.

People Intouch B.V.

Osobní údaje zpracováváme jako správce údajů v rozsahu nezbytném pro tyto účely:

  • Navázání bezpečného (šifrovaného) spojení s vaším zařízením. Můžeme zpracovávat následující osobní údaje:
  • IP adresa;
  • ID relace;

  • ID zařízení.

  • Nemarketingová komunikace (např. komunikace o problémech). Můžeme zpracovávat následující osobní údaje:

  • E-mail;
  • Jméno;

  • Informace v oznámení.

  • Prevence a detekce bezpečnostních hrozeb nebo jiných podvodných či škodlivých aktivit. Můžeme zpracovávat následující osobní údaje:

  • IP adresa;
  • ID relace;
  • ID zařízení;
  • E-mail;
  • Jméno;
  • User-Agent.

Tyto osobní údaje nikdy nebudou použity k jinému účelu a budou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro zamýšlený účel.

Zabezpečení údajů

SpeakUp® vyžaduje vzhledem ke své povaze, rozsahu, kontextu a účelu služby velmi bezpečné, důvěrné, strukturované a pečlivě monitorované řízení a zpracování údajů. Z tohoto důvodu máme zavedena mnohá opatření na ochranu a zabezpečení údajů a postupy začleněné do našeho softwarového a hardwarového IT bezpečnostního programu a do našich standardních provozních postupů („privacy by design“). SpeakUp® je navržen tak, aby co nejvíce omezoval dobu uchovávání zpracovávaných údajů.

SpeakUp® přijal rozsáhlá opatření k zabránění ztrátě, zneužití nebo pozměnění vašich osobních údajů. Všechna data jsou při přenosu prostřednictvím webu SpeakUp® a mobilní aplikace SpeakUp® šifrována.

Cookies

Při používání webu SpeakUp® jsou používány relační cookies pro zajištění bezpečné komunikace. Data těchto cookies budou smazána po dvou (2) hodinách. Tyto cookies jsou nezbytné pro fungování SpeakUp®. Z právního hlediska jsou tyto cookies vyňaty z požadavku na souhlas s cookies. Proto vás nežádáme o souhlas s používáním těchto cookies, ale informujeme vás o jejich použití.

Jaká jsou vaše práva?

Obecně je vaše organizace odpovědná za ochranu vašich práv podle platných zákonů o ochraně osobních údajů. Pro více informací o vašich právech na ochranu údajů se prosím obraťte na zásady SpeakUp® a/nebo zásady ochrany osobních údajů vaší organizace. Pokud si přejete uplatnit svá práva na ochranu osobních údajů ve vztahu k osobním údajům, které spravujeme my, neváhejte nás kontaktovat. Kromě toho máte právo kdykoli podat stížnost u dozorového úřadu. Přehled dozorových úřadů a jejich kontaktní údaje naleznete na této webové stránce.

Kontaktní údaje

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Nizozemsko
privacy@peopleintouch.com

Změny

Rádi bychom vás co nejlépe informovali a toto prohlášení o ochraně osobních údajů můžeme čas od času upravit a změnit.

Poslední úprava: 2. června 2025