গোপনীয়তা বিবৃতি – SpeakUp®

SpeakUp® সম্পর্কে

আপনার সংস্থা People Intouch B.V. (“আমরা,” “আমাদের”) দ্বারা উন্নত SpeakUp® হুইসলব্লোয়িং এবং রিপোর্টিং প্ল্যাটফর্মটি আপনার জন্য উপলব্ধ করেছে। SpeakUp®-এর মাধ্যমে, আপনি একটি (নামবিহীন) রিপোর্ট জমা দিতে পারেন এবং আপনার সংস্থার সাথে নিরাপদ ও সুরক্ষিত কথোপকথন শুরু করতে পারেন। SpeakUp® ব্যবহারের সময় ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করা হয়। এই প্রসঙ্গে ব্যক্তিগত তথ্য বলতে এমন যেকোনো তথ্য বোঝায় যার মাধ্যমে আপনাকে সরাসরি বা পরোক্ষভাবে শনাক্ত করা যেতে পারে।

People Intouch B.V. ইউরোপীয় ইউনিয়নের (EU) নেদারল্যান্ডসে অবস্থিত হওয়ায়, আমরা EU GDPR (General Data Protection Regulation)-এর প্রতি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ, যা বিশ্বের অন্যতম বিস্তৃত ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষা বিধিমালা। সাধারণত, আমরা আপনার সংস্থার পক্ষ থেকে ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করি এবং সে কারণে ডেটা প্রসেসর হিসেবে কাজ করি। আমরা এই দায়িত্বকে গুরুত্ব সহকারে গ্রহণ করি এবং আপনার ব্যক্তিগত তথ্য যত্নসহকারে পরিচালনার গুরুত্ব বুঝি।

আপনার সংস্থা

SpeakUp®-এর মাধ্যমে আপনার ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণের জন্য প্রধানত আপনার সংস্থা দায়ী। তাই, আপনার সংস্থা ডেটা কন্ট্রোলার হিসেবে বিবেচিত হয়। যদি SpeakUp® এবং আপনার ব্যক্তিগত তথ্য কীভাবে প্রক্রিয়াকরণ করা হবে সে সম্পর্কে কোনো প্রশ্ন থাকে, অনুগ্রহ করে আপনার সংস্থার সাথে যোগাযোগ করুন এবং তাদের SpeakUp®/Whistleblowing নীতিমালা দেখুন।

আমরা চাই আপনি SpeakUp® ব্যবহার করার সময় নিরাপদ বোধ করুন এবং নিরাপত্তা ব্যবস্থাগুলি সম্পর্কে আপনাকে আরও বিস্তারিতভাবে জানাতে চাই।

SpeakUp®-এর মাধ্যমে জমা দেওয়া রিপোর্টের কী হয়?

রিপোর্টের বিষয়বস্তু আপনার সংস্থার সাথে ভাগ করা হয় এবং শুধুমাত্র সেই উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত ও প্রক্রিয়াকৃত হবে, যেটির জন্য আপনার সংস্থা SpeakUp® ব্যবহার করছে। অডিও রিপোর্টগুলো ভাগ করার আগে ট্রান্সক্রাইব করা হয় এবং এই ধরনের রিপোর্টের মূল অডিও ফাইল ডিফল্টভাবে মুছে ফেলা হয়।

তবে, আপনার সংস্থা স্পষ্টভাবে লিখিত ট্রান্সক্রিপশনের পাশাপাশি মূল অডিও ফাইল গ্রহণ করার জন্য নির্বাচন করতে পারে। যদি এই অপশনটি আপনার সংস্থা সক্রিয় করে, তাহলে প্রতিটি রিপোর্টার অডিও ফাইল জমা দেওয়ার সময় নিজের কণ্ঠ বিকৃত করার অপশন পাবেন, যাতে আপনার পরিচয় রক্ষা করা যায়।

নামবিহীনতা

SpeakUp®-এর মাধ্যমে রিপোর্ট জমা দেওয়ার সময়, আপনি চাইলে আপনার পরিচয় আপনার সংস্থার সাথে ভাগ করতে পারেন বা নামবিহীন থাকতে পারেন। আপনি যদি রিপোর্টে ব্যক্তিগত তথ্য শেয়ার করেন, তাহলে রিপোর্টটি পরিচালনার সময় আপনার সংস্থা সেগুলো প্রক্রিয়াকরণ করবে। যদিও SpeakUp® ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করে, SpeakUp® নিশ্চিত করে যে আপনার সম্মতি ছাড়া আপনার সংস্থা জানতে পারবে না রিপোর্টটি কার কাছ থেকে এসেছে।

আপনার সংস্থা আমাদের, ডেটা প্রসেসর হিসেবে, নির্দিষ্ট কিছু ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণের নির্দেশ দেয়, তবে স্পষ্টভাবে আমাদের নির্দেশ দেয় সমস্ত সংশ্লিষ্ট সংযোগ তথ্য ধ্বংস করতে, যা আপনাকে ব্যক্তি হিসেবে শনাক্ত করতে পারে এবং আপনার সংস্থার জন্য এই ব্যক্তিগত তথ্যের যেকোনো অ্যাক্সেস ব্লক করতে।

নামবিহীনতা সর্বদা EU হুইসলব্লোয়ার সুরক্ষা নির্দেশিকা: Directive (EU) 2019/1937 অনুযায়ী সুরক্ষিত থাকে।

কোন কোন তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করা হয়?

সাধারণত, দুটি ক্যাটাগরির ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করা হয়:

1. আপনার দ্বারা প্রদত্ত ব্যক্তিগত তথ্য (যেমন, রিপোর্টের তথ্য, নাম, এবং ইমেইল); এবং
2. স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগৃহীত ব্যক্তিগত তথ্য যখন আপনি SpeakUp® ব্যবহার করেন।

SpeakUp® এমনভাবে ডিজাইন করা হয়েছে যাতে আপনি সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণে থাকেন কী রিপোর্ট করবেন এবং কখন করবেন। আপনার সংস্থাকে ইচ্ছার বাইরে অতিরিক্ত তথ্য দেওয়ার কোনো চাপ নেই। আপনি বাধ্যতামূলক ফর্ম ছাড়াই অনিয়মের রিপোর্ট জমা দিতে পারবেন।

SpeakUp® ব্যবহারের সময় কেন ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করা হয়?

আপনার সংস্থা

আপনার সংস্থার জন্য, SpeakUp®-এর মাধ্যমে ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজন হতে পারে:

• আপনার সংস্থার বৈধ স্বার্থে, যাতে এমন অনিয়ম শনাক্ত করা যায় যা অন্যথায় শনাক্ত হতো না;
• আপনার সংস্থার আইনি দাবি প্রতিষ্ঠা, চর্চা বা প্রতিরক্ষার জন্য; এবং/অথবা
• আপনার সংস্থার জন্য প্রযোজ্য কোনো আইনি বাধ্যবাধকতার অংশ হিসেবে, কারণ আপনার সংস্থার রিপোর্টিং এবং/অথবা হুইসলব্লোয়িং পদ্ধতি বাস্তবায়নের আইনি বাধ্যবাধকতা থাকতে পারে।

People Intouch B.V.

আমরা ডেটা কন্ট্রোলার হিসেবে ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করি, যতদূর পর্যন্ত এটি নিম্নলিখিত উদ্দেশ্যে প্রয়োজন:

• আপনার ডিভাইসের সাথে একটি নিরাপদ (এনক্রিপ্টেড) সংযোগ স্থাপন। আমরা নিম্নলিখিত ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করতে পারি:
• IP ঠিকানা;
• সেশন আইডি;

• ডিভাইস আইডি।

• নন-মার্কেটিং যোগাযোগ (যেমন, সমস্যার বিষয়ে যোগাযোগ)। আমরা নিম্নলিখিত ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করতে পারি:

• ইমেইল;
• নাম;

• রিপোর্টের তথ্য।

• নিরাপত্তা হুমকি বা অন্যান্য প্রতারণামূলক বা ক্ষতিকর কার্যকলাপ প্রতিরোধ ও শনাক্ত করতে। আমরা নিম্নলিখিত ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করতে পারি:

• IP ঠিকানা;
• সেশন আইডি;
• ডিভাইস আইডি;
• ইমেইল;
• নাম;
• User-Agent।

এই ব্যক্তিগত তথ্য কখনোই অন্য কোনো উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হবে না এবং শুধুমাত্র যতদিন পর্যন্ত প্রয়োজন, ততদিন সংরক্ষণ করা হবে।

তথ্যের নিরাপত্তা

SpeakUp®-এর স্বভাব, ব্যাপ্তি, প্রসঙ্গ এবং উদ্দেশ্যের কারণে অত্যন্ত নিরাপদ, গোপনীয়, সংগঠিত এবং নিবিড়ভাবে পর্যবেক্ষিত তথ্য ব্যবস্থাপনা ও তথ্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজন। এজন্য, আমাদের সফটওয়্যার ও হার্ডওয়্যার IT নিরাপত্তা প্রোগ্রাম এবং আমাদের স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং প্রসিডিউর (“privacy by design”)-এ অনেক তথ্য সুরক্ষা ও নিরাপত্তা ব্যবস্থা এবং পদ্ধতি সংযুক্ত রয়েছে। SpeakUp®-কে এমনভাবে ডিজাইন করা হয়েছে যাতে প্রক্রিয়াকৃত তথ্যের সংরক্ষণকাল যতটা সম্ভব সীমিত রাখা যায়।

SpeakUp® আপনার ব্যক্তিগত তথ্যের ক্ষতি, অপব্যবহার বা পরিবর্তন প্রতিরোধে ব্যাপক ব্যবস্থা গ্রহণ করেছে। SpeakUp® ওয়েব এবং SpeakUp® মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমে প্রেরিত সমস্ত তথ্য এনক্রিপ্ট করা হয়।

কুকিজ

SpeakUp® ওয়েব ব্যবহার করার সময়, নিরাপদ যোগাযোগের জন্য সেশন কুকিজ ব্যবহৃত হয়। এই সেশন কুকি ডেটা দুই (২) ঘণ্টা পর মুছে ফেলা হবে। SpeakUp®-এর কার্যকারিতার জন্য এই কুকিজগুলো প্রয়োজনীয়। আইনগতভাবে, এই কুকিজগুলো কুকি সম্মতি প্রয়োজনীয়তা থেকে অব্যাহতি পেয়েছে। তাই, আমরা এই কুকিজ ব্যবহারের জন্য আপনার অনুমতি চাই না, তবে তাদের ব্যবহারের বিষয়ে আপনাকে জানাই।

আপনার অধিকার কী কী?

সাধারণত, প্রযোজ্য তথ্য সুরক্ষা আইনের অধীনে আপনার অধিকার রক্ষার জন্য আপনার সংস্থা দায়ী। আপনার সংস্থার SpeakUp® নীতিমালা এবং/অথবা গোপনীয়তা নীতিমালা দেখুন আপনার তথ্য সুরক্ষা অধিকার সম্পর্কে আরও জানতে। আমাদের দ্বারা নিয়ন্ত্রিত ব্যক্তিগত তথ্যের ক্ষেত্রে আপনার গোপনীয়তা অধিকার প্রয়োগ করতে চাইলে, আমাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। এছাড়াও, আপনি যেকোনো সময় একটি তদারকি কর্তৃপক্ষের কাছে অভিযোগ দায়ের করার অধিকার রাখেন। তদারকি কর্তৃপক্ষ এবং তাদের যোগাযোগের বিবরণের জন্য আমরা আপনাকে এই ওয়েবপেজে রেফার করছি।

যোগাযোগের ঠিকানা

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
The Netherlands
privacy@peopleintouch.com

পরিবর্তনসমূহ

আমরা আপনাকে সর্বোত্তমভাবে অবহিত রাখতে চাই এবং সময়ে সময়ে এই গোপনীয়তা বিবৃতি সংশোধন ও পরিবর্তন করতে পারি।

সর্বশেষ পরিবর্তিত: ২ জুন ২০২৫