Datenschutzerklärung – SpeakUp®

Über SpeakUp®

Ihre Organisation hat sich entschieden, Ihnen die von People Intouch B.V. („wir“, „uns“, „unser“) entwickelte SpeakUp®-Hinweisgeber- und Meldeplattform zur Verfügung zu stellen. Innerhalb von SpeakUp® können Sie eine (anonyme) Meldung hinterlassen und eine sichere und geschützte Kommunikation mit Ihrer Organisation beginnen. Bei der Nutzung von SpeakUp® werden personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind in diesem Zusammenhang alle Daten, anhand derer Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können.

Da People Intouch B.V. seinen Sitz in den Niederlanden in der Europäischen Union (EU) hat, verpflichten wir uns zur Einhaltung der EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), eine der umfassendsten Datenschutzregelungen weltweit. In der Regel agieren wir als Auftragsverarbeiter, wenn wir unsere Dienstleistungen für Ihre Organisation erbringen, da wir personenbezogene Daten hauptsächlich im Auftrag Ihrer Organisation verarbeiten. Wir nehmen diese Rolle ernst und verstehen die Bedeutung eines sorgfältigen Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten.

Ihre Organisation

Ihre Organisation ist in erster Linie für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten über SpeakUp® verantwortlich. Daher gilt Ihre Organisation als Verantwortlicher. Wenn Sie Fragen zu SpeakUp® und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Organisation und prüfen Sie deren SpeakUp®-/Hinweisgeberrichtlinie.

Wir möchten, dass Sie sich bei der Nutzung von SpeakUp® sicher fühlen, und möchten Sie im Detail über die Sicherheitsmaßnahmen informieren.

Was passiert mit einer über SpeakUp® abgegebenen Meldung?

Der Inhalt einer Meldung wird mit Ihrer Organisation geteilt und ausschließlich für die Zwecke verwendet und verarbeitet, für die SpeakUp® von Ihrer Organisation vorgesehen ist. Audio-Meldungen werden vor der Weitergabe transkribiert, und die Original-Audiodateien solcher Meldungen werden standardmäßig gelöscht.

Ihre Organisation kann jedoch ausdrücklich wählen, zusätzlich zur schriftlichen Transkription auch die Original-Audiodateien zu erhalten. Wenn diese Option von Ihrer Organisation aktiviert ist, hat jede meldende Person, die eine Audiodatei bereitstellt, die Möglichkeit, die Stimme zu verzerren, um die Identität zu schützen.

Anonymität

Wenn Sie eine Meldung über SpeakUp® abgeben, können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Identität mit Ihrer Organisation teilen oder anonym bleiben möchten. Wenn Sie persönliche Angaben in Ihrer Meldung machen, werden diese von Ihrer Organisation bei der Bearbeitung Ihrer Meldung verarbeitet. Obwohl SpeakUp® personenbezogene Daten verarbeitet, stellt SpeakUp® sicher, dass Ihre Organisation ohne Ihre Zustimmung nicht erfahren kann, von wem die Meldung stammt.

Ihre Organisation weist uns als Auftragsverarbeiter an, bestimmte personenbezogene Daten zu verarbeiten, aber auch ausdrücklich, alle relevanten Verbindungsdaten, die Sie als Person identifizieren könnten, zu vernichten und Ihrer Organisation jeglichen Zugriff auf diese personenbezogenen Daten zu verwehren.

Die Anonymität wird jederzeit gemäß der EU-Hinweisgeberrichtlinie geschützt: Richtlinie (EU) 2019/1937.

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Allgemeinen werden zwei Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

  1. Von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten (z. B. Meldungsinformationen, Name und E-Mail); und
  2. Automatisch erhobene personenbezogene Daten bei der Nutzung von SpeakUp®.

SpeakUp® ist so konzipiert, dass Sie vollständig kontrollieren, was und wann Sie etwas melden. Es besteht kein Zwang, Ihrer Organisation mehr Informationen zu geben, als Sie möchten. Sie können eine Meldung über Fehlverhalten abgeben, ohne dass Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen.

Warum werden personenbezogene Daten bei der Nutzung von SpeakUp® verarbeitet?

Ihre Organisation

Für Ihre Organisation kann die Verarbeitung personenbezogener Daten über SpeakUp® notwendig sein:

  • Im berechtigten Interesse Ihrer Organisation, ein sicheres System zur Aufdeckung von Fehlverhalten zu haben, das sonst nicht erkannt würde;
  • Zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen Ihrer Organisation; und/oder
  • Soweit dies im Rahmen einer für Ihre Organisation geltenden gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist, da Ihre Organisation möglicherweise gesetzlich verpflichtet ist, Melde- und/oder Hinweisgebersysteme einzurichten.

People Intouch B.V.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten als Verantwortlicher, soweit dies für folgende Zwecke erforderlich ist:

  • Herstellung einer sicheren (verschlüsselten) Verbindung mit Ihrem Gerät. Wir können folgende personenbezogene Daten verarbeiten:
  • IP-Adresse;
  • Sitzungs-ID;

  • Geräte-ID.

  • Nicht-werbliche Kommunikation (z. B. Kommunikation über Probleme). Wir können folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

  • E-Mail;
  • Name;

  • Meldungsinformationen.

  • Zur Verhinderung und Erkennung von Sicherheitsbedrohungen oder anderen betrügerischen oder böswilligen Aktivitäten. Wir können folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

  • IP-Adresse;
  • Sitzungs-ID;
  • Geräte-ID;
  • E-Mail;
  • Name;
  • User-Agent.

Diese personenbezogenen Daten werden niemals für andere Zwecke verwendet und nur so lange gespeichert, wie es für den vorgesehenen Zweck erforderlich ist.

Datensicherheit

SpeakUp® erfordert aufgrund der Art, des Umfangs, des Kontexts und des Zwecks der Dienstleistung eine sehr sichere, vertrauliche, strukturierte und eng überwachte Datenverwaltung und Datenverarbeitung. Aus diesem Grund haben wir zahlreiche Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen sowie Verfahren in unser Software- und Hardware-IT-Sicherheitsprogramm und in unsere Standardarbeitsanweisungen („Privacy by Design“) integriert. SpeakUp® ist so konzipiert, dass die Speicherdauer der verarbeiteten Daten so kurz wie möglich gehalten wird.

SpeakUp® hat umfangreiche Maßnahmen ergriffen, um den Verlust, Missbrauch oder die Veränderung Ihrer personenbezogenen Daten zu verhindern. Alle Daten werden bei der Übertragung über das SpeakUp®-Web und die SpeakUp®-Mobile-App verschlüsselt.

Cookies

Bei der Nutzung des SpeakUp®-Webs werden Sitzungscookies verwendet, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten. Diese Sitzungscookie-Daten werden nach zwei (2) Stunden gelöscht. Diese Cookies sind für die Funktion von SpeakUp® erforderlich. Rechtlich sind diese Cookies von der Einwilligungspflicht ausgenommen. Daher fragen wir Sie nicht um Ihre Zustimmung zur Verwendung dieser Cookies, informieren Sie aber über deren Einsatz.

Welche Rechte haben Sie?

Im Allgemeinen ist Ihre Organisation dafür verantwortlich, Ihre Rechte gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen zu wahren. Bitte entnehmen Sie weitere Informationen zu Ihren Datenschutzrechten der SpeakUp®-Richtlinie und/oder Datenschutzrichtlinie Ihrer Organisation. Um Ihre Datenschutzrechte in Bezug auf personenbezogene Daten, die von uns kontrolliert werden, auszuüben, können Sie uns gerne kontaktieren. Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Eine Übersicht der Aufsichtsbehörden und deren Kontaktdaten finden Sie auf dieser Webseite.

Kontaktdaten

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Niederlande
privacy@peopleintouch.com

Änderungen

Wir möchten Sie bestmöglich informieren und können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen und ändern.

Letzte Änderung: 2. Juni 2025