પ્રાઇવસી સ્ટેટમેન્ટ – SpeakUp®

SpeakUp® વિશે

તમારી સંસ્થા એ SpeakUp® વિસલબ્લોઇંગ અને રિપોર્ટિંગ પ્લેટફોર્મ, જે People Intouch B.V. (“અમે,” “અમને,” “અમારું”) દ્વારા વિકસાવવામાં આવ્યું છે, તમને ઉપલબ્ધ કરાવવાનું પસંદ કર્યું છે. SpeakUp®માં, તમે (અજ્ઞાત રીતે) રિપોર્ટ આપી શકો છો અને તમારી સંસ્થાની સાથે સુરક્ષિત અને સલામત વાતચીત શરૂ કરી શકો છો. SpeakUp®નો ઉપયોગ કરતી વખતે વ્યક્તિગત ડેટા પ્રક્રિયા થાય છે. આ સંદર્ભમાં, વ્યક્તિગત ડેટા એ કોઈપણ માહિતી છે જેના દ્વારા તમે સીધા અથવા પરોક્ષ રીતે ઓળખી શકાય છો.

કારણ કે People Intouch B.V. નેધરલેન્ડ્સ, યુરોપિયન યુનિયન (EU)માં સ્થિત છે, અમે EU GDPR (General Data Protection Regulation)નું પાલન કરીએ છીએ, જે વિશ્વની સૌથી વ્યાપક વ્યક્તિગત ડેટા સુરક્ષા નિયમાવલીઓમાંની એક છે. સામાન્ય રીતે, અમે તમારી સંસ્થાને અમારી સેવાઓ પ્રદાન કરતી વખતે ડેટા પ્રોસેસર તરીકે કાર્ય કરીએ છીએ, કારણ કે અમે મુખ્યત્વે તમારી સંસ્થાની તરફથી વ્યક્તિગત ડેટા પ્રક્રિયા કરીએ છીએ. અમે આ ભૂમિકા ગંભીરતાથી લઈએ છીએ અને તમારી વ્યક્તિગત માહિતીની સંભાળ રાખવાની મહત્વતા સમજીએ છીએ.

તમારી સંસ્થા

SpeakUp® મારફતે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીની પ્રક્રિયા માટે મુખ્ય જવાબદારી તમારી સંસ્થાની છે. તેથી, તમારી સંસ્થા ડેટા કન્ટ્રોલર તરીકે લાયક છે. જો SpeakUp® અને તમારી વ્યક્તિગત માહિતી કેવી રીતે પ્રક્રિયા થશે તે અંગે કોઈ પ્રશ્નો હોય, તો કૃપા કરીને તમારી સંસ્થાનો સંપર્ક કરો અને તેમની SpeakUp®/Whistleblowing નીતિ તપાસો.

અમે ઈચ્છીએ છીએ કે તમે SpeakUp®નો ઉપયોગ કરતી વખતે સુરક્ષિત અનુભવ કરો અને સુરક્ષા ઉપાયો વિશે વધુ વિગતવાર માહિતી આપવી છે.

SpeakUp® મારફતે મૂકવામાં આવેલા રિપોર્ટનું શું થાય છે?

રિપોર્ટની સામગ્રી તમારી સંસ્થાની સાથે વહેંચવામાં આવે છે અને SpeakUp®નો જે હેતુ તમારી સંસ્થાએ નક્કી કર્યો છે તે માટે જ તેનો ઉપયોગ અને પ્રક્રિયા કરવામાં આવશે. ઓડિયો રિપોર્ટ્સ વહેંચવામાં પહેલાં ટ્રાન્સક્રાઇબ કરવામાં આવે છે અને આવા રિપોર્ટ્સ માટે મૂળ ઓડિયો ફાઇલો ડિફોલ્ટ રૂપે ડિલીટ કરવામાં આવે છે.

હાલांकि, તમારી સંસ્થા સ્પષ્ટ રીતે લખાણ ટ્રાન્સક્રિપ્શન ઉપરાંત મૂળ ઓડિયો ફાઇલો મેળવવાનું પસંદ કરી શકે છે. જો તમારી સંસ્થા આ વિકલ્પ સક્રિય કરે છે, તો દરેક રિપોર્ટર જે ઓડિયો ફાઇલ આપે છે તેને પોતાની ઓળખ સુરક્ષિત રાખવા માટે અવાજ વિકૃતિ કરવાની પસંદગી મળશે.

અજ્ઞાતતા

SpeakUp® મારફતે રિપોર્ટ મૂકતી વખતે, તમે તમારી ઓળખ તમારી સંસ્થાને જણાવવી કે અજ્ઞાત રહેવું તે નક્કી કરી શકો છો. જો તમે તમારી રિપોર્ટમાં વ્યક્તિગત વિગતો શેર કરો છો, તો તમારી સંસ્થા તમારી રિપોર્ટની પ્રક્રિયા કરતી વખતે આ માહિતી પ્રક્રિયા કરશે. જ્યારે SpeakUp® વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા કરે છે, ત્યારે SpeakUp® ખાતરી આપે છે કે તમારી સંમતિ વિના, તમારી સંસ્થા જાણશે નહીં કે રિપોર્ટ કોણે મૂક્યો છે.

તમારી સંસ્થા અમને, ડેટા પ્રોસેસર તરીકે, ચોક્કસ વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા કરવા માટે સૂચના આપે છે પણ સાથે સાથે અમને સ્પષ્ટ સૂચના આપે છે કે તમારી ઓળખ કરી શકે તેવી બધી સંબંધિત કનેક્શન માહિતી નષ્ટ કરી દેવી અને તમારી સંસ્થાને આ વ્યક્તિગત માહિતીમાં પ્રવેશ અવરોધી દેવો.

EU વિસલબ્લોઅર સુરક્ષા નિર્દેશ: Directive (EU) 2019/1937 અનુસાર, અજ્ઞાતતા હંમેશા સુરક્ષિત રાખવામાં આવે છે.

કઈ માહિતી પ્રક્રિયા થાય છે?

સામાન્ય રીતે, બે કેટેગરીની વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા થાય છે:

1. તમારા દ્વારા આપવામાં આવેલી વ્યક્તિગત માહિતી (દા.ત., રિપોર્ટ માહિતી, નામ, અને ઇમેઇલ); અને
2. તમારા SpeakUp® ઉપયોગ કરતી વખતે આપમેળે એકત્રિત થતી વ્યક્તિગત માહિતી.

SpeakUp® એ રીતે ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું છે કે તમે શું અને ક્યારે રિપોર્ટ કરશો તેની સંપૂર્ણ નિયંત્રણ તમારી પાસે છે. તમારી સંસ્થાને વધુ માહિતી આપવાનો કોઈ દબાણ નથી. તમે ફરજિયાત ફોર્મ વિના પણ દુરાચાર રિપોર્ટ મૂકી શકો છો.

SpeakUp® ઉપયોગ કરતી વખતે વ્યક્તિગત માહિતી કેમ પ્રક્રિયા થાય છે?

તમારી સંસ્થા

તમારી સંસ્થા માટે, SpeakUp® મારફતે વ્યક્તિગત માહિતીની પ્રક્રિયા જરૂરી હોઈ શકે છે:

• તમારી સંસ્થાના યોગ્ય હિત માટે કે જેથી દુરાચાર શોધી શકાય જે અન્યથા શોધી શકાત નહીં;
• તમારી સંસ્થા દ્વારા કાનૂની દાવા સ્થાપિત, અમલમાં મૂકવા અથવા બચાવ માટે; અને/અથવા
• તમારી સંસ્થાને લાગુ પડતી કાનૂની ફરજના ભાગરૂપે, કારણ કે તમારી સંસ્થાને રિપોર્ટિંગ અને/અથવા વિસલબ્લોઇંગ પ્રક્રિયાઓ અમલમાં મૂકવાની કાનૂની ફરજ હોઈ શકે છે.

People Intouch B.V.

અમે ડેટા કન્ટ્રોલર તરીકે વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા કરીએ છીએ જેટલી હદ સુધી તે નીચેના હેતુઓ માટે જરૂરી છે:

• તમારા ઉપકરણ સાથે સુરક્ષિત (એન્ક્રિપ્ટેડ) કનેક્શન સ્થાપિત કરવા માટે. અમે નીચેની વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા કરી શકીએ છીએ:
• IP સરનામું;
• સેશન ID;

• ડિવાઇસ ID.

• નૉન-માર્કેટિંગ સંચાર (દા.ત., સમસ્યાઓ અંગે સંચાર). અમે નીચેની વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા કરી શકીએ છીએ:

• ઇમેઇલ;
• નામ;

• રિપોર્ટ માહિતી.

• સુરક્ષા ધમકીઓ અથવા અન્ય છેતરપિંડી કે દુષ્કર્મ પ્રવૃત્તિઓ અટકાવવા અને શોધવા માટે. અમે નીચેની વ્યક્તિગત માહિતી પ્રક્રિયા કરી શકીએ છીએ:

• IP સરનામું;
• સેશન ID;
• ડિવાઇસ ID;
• ઇમેઇલ;
• નામ;
• User-Agent.

આ વ્યક્તિગત માહિતી ક્યારેય અન્ય હેતુ માટે ઉપયોગમાં લેવામાં આવશે નહીં અને માત્ર જરૂરી હેતુ માટે જ જેટલી વાર જરૂરી હોય તેટલી જ સંગ્રહવામાં આવશે.

ડેટા સુરક્ષા

SpeakUp®ની સેવા સ્વરૂપે, વ્યાપકતા, સંદર્ભ અને હેતુને કારણે અત્યંત સુરક્ષિત, ગુપ્ત, રચનાત્મક અને નજીકથી દેખરેખવાળી ડેટા મેનેજમેન્ટ અને ડેટા પ્રક્રિયા જરૂરી છે. તેથી, અમારી પાસે અનેક ડેટા સુરક્ષા અને ડેટા સુરક્ષા ઉપાયો અમલમાં છે અને અમારી સોફ્ટવેર અને હાર્ડવેર IT સુરક્ષા કાર્યક્રમ અને અમારી સ્ટાન્ડર્ડ ઓપરેટિંગ પ્રક્રિયાઓ (“privacy by design”)માં સમાવિષ્ટ છે. SpeakUp® એ રીતે ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું છે કે પ્રક્રિયા થયેલા ડેટાની સંગ્રહ અવધિ શક્ય તેટલી ઓછી રાખી શકાય.

SpeakUp® એ તમારી વ્યક્તિગત માહિતીની ગુમાવટ, દુરુપયોગ અથવા ફેરફાર અટકાવવા માટે વ્યાપક પગલાં લીધા છે. SpeakUp® વેબ અને SpeakUp® મોબાઇલ એપ મારફતે ટ્રાન્સમિટ થતી બધી માહિતી એન્ક્રિપ્ટેડ છે.

કૂકીઝ

SpeakUp® વેબનો ઉપયોગ કરતી વખતે, સુરક્ષિત સંચાર માટે સેશન કૂકીઝ વપરાય છે. આ સેશન કૂકી ડેટા બે (2) કલાક પછી ડિલીટ થઈ જશે. SpeakUp® કાર્યરત રહેવા માટે આ કૂકીઝ જરૂરી છે. કાનૂની રીતે, આ કૂકીઝ કૂકી સંમતિની આવશ્યકતામાંથી મુક્ત છે. તેથી, અમે તમારી પરવાનગી માંગતા નથી પણ તેમના ઉપયોગ વિશે તમને જાણ કરીએ છીએ.

તમારા અધિકારો શું છે?

સામાન્ય રીતે, લાગુ પડતા ડેટા સુરક્ષા કાયદા હેઠળ તમારા અધિકારોની રક્ષા કરવાની જવાબદારી તમારી સંસ્થાની છે. કૃપા કરીને વધુ માહિતી માટે તમારી સંસ્થાની SpeakUp® નીતિ અને/અથવા પ્રાઇવસી નીતિ જુઓ. અમારી પાસે નિયંત્રિત વ્યક્તિગત માહિતી અંગે તમારા પ્રાઇવસી અધિકારો અમલમાં મૂકવા માટે, કૃપા કરીને અમારો સંપર્ક કરો. ઉપરાંત, તમને કોઈપણ સમયે દેખરેખ અધિકારી પાસે ફરિયાદ કરવાની હક છે. અમે તમને આ વેબપેજ પર દેખરેખ અધિકારીઓ અને તેમના સંપર્ક વિગતો માટે સંદર્ભ આપીએ છીએ.

સંપર્ક વિગતો

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
The Netherlands
privacy@peopleintouch.com

ફેરફારો

અમે તમને શ્રેષ્ઠ રીતે માહિતગાર રાખવા ઈચ્છીએ છીએ અને સમયાંતરે આ પ્રાઇવસી સ્ટેટમેન્ટમાં સુધારા અને ફેરફારો કરી શકીએ છીએ.

છેલ્લો સુધારો: 2 જૂન 2025