Δήλωση Απορρήτου – SpeakUp®

Σχετικά με το SpeakUp®

Ο οργανισμός σας έχει επιλέξει να σας διαθέσει την πλατφόρμα αναφοράς και whistleblowing SpeakUp®, που έχει αναπτυχθεί από την People Intouch B.V. («εμείς», «εμάς», «μας»). Μέσα στο SpeakUp®, μπορείτε να αφήσετε μια (ανώνυμη) αναφορά και να ξεκινήσετε μια ασφαλή και προστατευμένη συνομιλία με τον οργανισμό σας. Κατά τη χρήση του SpeakUp® γίνεται επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Προσωπικά δεδομένα, σε αυτό το πλαίσιο, σημαίνει κάθε δεδομένο με το οποίο μπορείτε να ταυτοποιηθείτε άμεσα ή έμμεσα.

Καθώς η People Intouch B.V. εδρεύει στην Ολλανδία, στην Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ), δεσμευόμαστε από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) της ΕΕ, ο οποίος είναι ένας από τους πιο ολοκληρωμένους κανονισμούς προστασίας προσωπικών δεδομένων στον κόσμο. Γενικά, ενεργούμε ως εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων κατά την παροχή των υπηρεσιών μας στον οργανισμό σας, καθώς επεξεργαζόμαστε κυρίως προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του οργανισμού σας. Λαμβάνουμε σοβαρά αυτόν τον ρόλο και κατανοούμε τη σημασία της προσεκτικής διαχείρισης των προσωπικών σας δεδομένων.

Ο Οργανισμός σας

Ο οργανισμός σας είναι κυρίως υπεύθυνος για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μέσω του SpeakUp®. Επομένως, ο οργανισμός σας θεωρείται υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με το SpeakUp® και τον τρόπο με τον οποίο θα επεξεργαστούν τα προσωπικά σας δεδομένα, παρακαλούμε επικοινωνήστε με τον οργανισμό σας και ελέγξτε την πολιτική SpeakUp®/Whistleblowing του οργανισμού σας.

Θέλουμε να αισθάνεστε ασφαλείς κατά τη χρήση του SpeakUp® και θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε με περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας.

Τι Συμβαίνει με μια Αναφορά που Υποβάλλεται μέσω SpeakUp®;

Το περιεχόμενο μιας αναφοράς κοινοποιείται στον οργανισμό σας και θα χρησιμοποιηθεί και θα υποβληθεί σε επεξεργασία μόνο για τους σκοπούς για τους οποίους το SpeakUp® προορίζεται από τον οργανισμό σας. Οι ηχητικές αναφορές μεταγράφονται πριν κοινοποιηθούν και τα αρχικά αρχεία ήχου για τέτοιες αναφορές διαγράφονται από προεπιλογή.

Ωστόσο, ο οργανισμός σας μπορεί να επιλέξει ρητά να λαμβάνει τα αρχικά αρχεία ήχου επιπλέον της γραπτής μεταγραφής. Εάν αυτή η επιλογή ενεργοποιηθεί από τον οργανισμό σας, κάθε αναφέρων που παρέχει αρχείο ήχου θα έχει τη δυνατότητα να αλλοιώσει τη φωνή του ώστε να βοηθηθεί η προστασία της ταυτότητάς του.

Ανωνυμία

Όταν υποβάλλετε μια αναφορά μέσω του SpeakUp®, μπορείτε να αποφασίσετε να μοιραστείτε την ταυτότητά σας με τον οργανισμό σας ή να παραμείνετε ανώνυμοι. Εάν μοιραστείτε προσωπικά στοιχεία στην αναφορά σας, αυτά θα υποβληθούν σε επεξεργασία από τον οργανισμό σας κατά τη διαχείριση της αναφοράς σας. Ενώ το SpeakUp® επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, το SpeakUp® διασφαλίζει ότι χωρίς τη συγκατάθεσή σας, ο οργανισμός σας δεν θα μπορεί να γνωρίζει από ποιον προήλθε η αναφορά.

Ο οργανισμός σας μας δίνει εντολή, ως εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων, να επεξεργαστούμε ορισμένα προσωπικά δεδομένα αλλά και να μας δίνει ρητή εντολή να καταστρέψουμε όλα τα σχετικά δεδομένα σύνδεσης που θα μπορούσαν να σας ταυτοποιήσουν ως άτομο και να μπλοκάρουμε οποιαδήποτε πρόσβαση του οργανισμού σας σε αυτά τα προσωπικά δεδομένα.

Η ανωνυμία προστατεύεται ανά πάσα στιγμή σύμφωνα με την οδηγία της ΕΕ για την προστασία των whistleblowers: Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937.

Ποια Δεδομένα Επεξεργάζονται;

Γενικά, επεξεργάζονται δύο κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

  1. Προσωπικά δεδομένα που παρέχετε εσείς (π.χ. πληροφορίες αναφοράς, όνομα και email)· και
  2. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται αυτόματα όταν χρησιμοποιείτε το SpeakUp®.

Το SpeakUp® έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να έχετε τον πλήρη έλεγχο του τι θα αναφέρετε και πότε. Δεν υπάρχει πίεση να δώσετε περισσότερες πληροφορίες στον οργανισμό σας από όσες επιθυμείτε. Μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά παρατυπίας χωρίς υποχρεωτικά πεδία.

Γιατί Επεξεργάζονται Προσωπικά Δεδομένα Κατά τη Χρήση του SpeakUp®;

Ο Οργανισμός σας

Για τον οργανισμό σας, η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μέσω του SpeakUp® μπορεί να είναι απαραίτητη:

  • Για το έννομο συμφέρον του οργανισμού σας να διαθέτει ένα ασφαλές σύστημα για την ανίχνευση παρατυπιών που διαφορετικά δεν θα ανιχνεύονταν·
  • Για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων από τον οργανισμό σας· και/ή
  • Όπως απαιτείται ως μέρος νομικής υποχρέωσης που ισχύει για τον οργανισμό σας, επειδή ο οργανισμός σας μπορεί να έχει νομική υποχρέωση να εφαρμόσει διαδικασίες αναφοράς και/ή whistleblowing.

People Intouch B.V.

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα ως υπεύθυνοι επεξεργασίας στο βαθμό που είναι απαραίτητο για τους σκοπούς:

  • Δημιουργίας ασφαλούς (κρυπτογραφημένης) σύνδεσης με τη συσκευή σας. Μπορεί να επεξεργαστούμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα:
  • Διεύθυνση IP·
  • Session ID·

  • Device ID.

  • Μη εμπορικής επικοινωνίας (π.χ. επικοινωνία για ζητήματα). Μπορεί να επεξεργαστούμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα:

  • Email·
  • Όνομα·

  • Πληροφορίες αναφοράς.

  • Για την πρόληψη και ανίχνευση απειλών ασφαλείας ή άλλης δόλιας ή κακόβουλης δραστηριότητας. Μπορεί να επεξεργαστούμε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα:

  • Διεύθυνση IP·
  • Session ID·
  • Device ID·
  • Email·
  • Όνομα·
  • User-Agent.

Αυτά τα προσωπικά δεδομένα δεν θα χρησιμοποιηθούν ποτέ για οποιονδήποτε άλλο σκοπό και θα αποθηκεύονται μόνο όσο είναι απαραίτητο για τον επιδιωκόμενο σκοπό.

Ασφάλεια Δεδομένων

Το SpeakUp®, λόγω της φύσης, του εύρους, του πλαισίου και του σκοπού της υπηρεσίας, απαιτεί πολύ ασφαλή, εμπιστευτική, δομημένη και στενά παρακολουθούμενη διαχείριση και επεξεργασία δεδομένων. Για αυτόν τον λόγο, έχουμε λάβει πολλά μέτρα προστασίας και ασφάλειας δεδομένων και διαδικασίες που ενσωματώνονται στο λογισμικό και το υλικό μας, στο πρόγραμμα ασφάλειας IT και στις τυπικές λειτουργικές διαδικασίες μας («privacy by design»). Το SpeakUp® έχει σχεδιαστεί ώστε να περιορίζει όσο το δυνατόν περισσότερο τη διάρκεια αποθήκευσης των επεξεργασμένων δεδομένων.

Το SpeakUp® έχει λάβει εκτεταμένα μέτρα για να αποτρέψει την απώλεια, κακή χρήση ή αλλοίωση των προσωπικών σας δεδομένων. Όλα τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατά τη μετάδοση μέσω του SpeakUp® web και της εφαρμογής SpeakUp® για κινητά.

Cookies

Κατά τη χρήση του SpeakUp® web, χρησιμοποιούνται cookies συνεδρίας για την παροχή ασφαλούς επικοινωνίας. Αυτά τα δεδομένα cookie συνεδρίας θα διαγραφούν μετά από δύο (2) ώρες. Αυτά τα cookies είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του SpeakUp®. Νομικά, αυτά τα cookies εξαιρούνται από την απαίτηση συγκατάθεσης για cookies. Επομένως, δεν ζητάμε τη συγκατάθεσή σας για τη χρήση αυτών των cookies, αλλά σας ενημερώνουμε για τη χρήση τους.

Ποια Είναι τα Δικαιώματά σας;

Γενικά, ο οργανισμός σας είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων σας σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων. Παρακαλούμε ανατρέξτε στην πολιτική SpeakUp® και/ή στην πολιτική απορρήτου του οργανισμού σας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματά σας στην προστασία δεδομένων. Για να ασκήσετε τα δικαιώματα απορρήτου σας σε σχέση με προσωπικά δεδομένα που ελέγχονται από εμάς, παρακαλούμε μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας. Επιπλέον, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή οποιαδήποτε στιγμή. Σας παραπέμπουμε σε αυτή τη σελίδα για μια επισκόπηση των εποπτικών αρχών και τα στοιχεία επικοινωνίας τους.

Στοιχεία Επικοινωνίας

People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
The Netherlands
privacy@peopleintouch.com

Τροποποιήσεις

Θα θέλαμε να σας κρατάμε ενήμερους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και ενδέχεται να τροποποιούμε και να αλλάζουμε αυτή τη δήλωση απορρήτου κατά καιρούς.

Τελευταία τροποποίηση: 2 Ιουνίου 2025